บทที่ 6 การวางแผนและพัฒนางาน

แนวคิด

       การวางแผน เป็นงานที่สำคัญและจำเป็นต่อการบริหารขององค์การ เป็นภารกิจที่ผู้บริหารต้องกระทำเป็นดำดับแรกของการบวนการบริหาร การดำเนินการใด ๆ ถ้ามีการวางแผนที่ดีมีขั้นตอนการปฏิบัติที่จัดเจนก็เชื่อได้ว่า งานนั้นย่อมประสบผลสำเร็จและบรรลุเป้าหมาย โดยเฉพาะการพัฒนางาน การป้องกันความผิดพลาดทำได้โดยการวิเคราะห์ ขั้นตอนการทำงานและปัจจัยการดำเนินงาน องค์การไม่มีแผนงานย่อมมีโอกาสที่ประสบกับความล้มเหลวได้ง่าย ดั้งนั้น องค์การจึงต้องมีการวางแผนเพื่อให้กระบวนการปฏิบัติงาน เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

สาระการเรียนรู้

1. ความหมายของการวางแผน

2. ประเภทของการวางแผน 

3. กระบวนการวางแผน

4. ผู้บริหารกับการบริหารการวางแผน

5. การวางแผนที่มีประสิทธิภาพ

ผลการเรียนรู้ที่คาดหวัง

1. อธิบายความหมายการวางแผนได้

2. อธิบายประเภทของการวางแผนได้ 

3. อธิบายกระบวนการวางแผนได้

4. อธิบายผู้บริหารกับการวางแผนได้

5. อธิบายการวางแผนอย่างมีประสิทธิภาพได้

ความหมายของการวางแผน

องค์การจำเป็นต้องพิจารณาและมีการเตรียมการรองรับความเปลี่ยนแปลงอย่างวดเร็วในทุกด้านองค์การที่ประสบกับความล้มเหลวส่วนใหญ่ เกิดจากการมราผู้บริหารมิได้ตระหนักถึงการวางแผนและมักจะละเลยสิ่งแวดล้อมขององค์การต่าง ๆ ที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอและเป็นไปอย่างต่อเนื่องแม้ว่าผู้บริหารจะตระหนักถึงความสำคัญของการวางแผนและเตรียมพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ แต่ก็ต้องพิจารณาอีกว่าการวางแผนที่ได้ทำไปแล้วนั้นมีความถูกต้องสมบูรณ์หรือไม่เพียงใด

หน้าที่ทางการบริหารต่างๆถ้าจะเปรียบเทียบกันแล้วอาจกล่าวได้วาการวางแผนเป็นหน้าที่การบริหารที่สำคัญที่สุดในทุกระดับขององค์การเพราะการวางแผนมีขอบเขตครอบคลุมถึงหน้าที่การบริหารด้านอื่น ๆ ทั้งหมดและเป็นจุดเริ่มต้นของการบริหารทั้งปวง เพื่อที่จะมุ่งไปสู่วัตถุประสงค์อันเป็นเป้าหมายหลักขององค์การร่วมกัน

ความหมายของการวางแผน

การวางแผน ( Planning ) เป็นกระบวนการกำหนดวัตถุประสงค์สิ่งที่จะต้องกระทำเพื่อที่จะทำให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ที่กำหนด การวางแผนผังเป็นกาตัดสินใจล่วงหน้าเกี่ยวกับงาน

ที่จะทำในอนาคตเป็นกาคิด วิเคราะห์ และตัดสินใจก่อนลงมือกระทำ เป็นการมุ่งป้องกัน ปัญหามากกว่าการคอยแก้ปัญหาที่จะเกิดขึ้น จะเห็นได้ว่าการวางแผนเป็นการเชื่อมโยงจากปัจจุบันที่เป็นอยู่ไปสู่จุดมุ่งหมายที่ต้องการวางแผน จึงเป็นกระบวนการในการคิด วิเคราะห์ เพื่อให้ทราบถึงสถานการณ์ที่เป็นอยู่ในปัจจุบันพิจารณาถึงวัตถุประสงค์ที่ต้องกาให้เกิดขึ้นทั้งนี้จะต้องมีการคิดพิจารณาถึงรายละเอียดของสิ่งที่ต้องทำพร้อมกับการระบุผลสำเร็จต่าง ๆ ที่ต้องการ ซึ่งจะนำไปสู่วัตถุประสงค์ตามที่ได้ตั้งไว้

        สรุปได้ว่า การวางแผนเป็นกระบวนการมองภาพการดำเนินงานขององค์การในอนาคตว่า

What                  :   จะทำอะไร

Why                   :   ทำไปทำไม

How                   :   มีวิธีการขั้นตอนอย่างไร

When                 :    งานนั้นจะเริ่มต้นเมื่อไรและสิ้นสุดเมื่อไร

Resources           :    ต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้างและวัตถุดิบจะได้มาอย่างไร

By Whom            :    ใครเป็นผู้รับผิดชอบในแต่ละฝ่าย

Expected Output   :    ผลที่องค์การคาดหวังว่าจะได้รับ

Evaiuation           :    การวัดและประเมินผลขององค์การทำด้วยวิธีการใด

ประโยชน์ของการวางแผน

การวางแผนที่ดีจะส่งผลกระทบต่อความสำเร็จขององค์การและการบริหารงานดังนี้

1. เป็นเกณฑ์การควบคุม การวางแผนจะช่วยให้ผู้บริหารได้กำหนดหน้าที่ควบคุมขึ้น

ทั้งนี้เพราะการวางแผนและควบคุมเป็นกิจกรรมที่ต้องดำเนินการคู่แข่งถ้าไม่มีการวางแผนก็ไม่สามารถที่จะควบคุมได้ การควบคุมเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบกิจกรรมต่าง ๆ ที่กำหนดไว้ในแผน ดังนั้นแผนจึงเป็นตัวกำมาตรฐานของการควบคุมซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการปฏิบัติงาน

2. บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ การวางแผนจะมีการกำหนดวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่

องค์การต้องการเป็นจุดเริ่มต้นเป็นงานขั้นแรกถ้าการกำหนดเป้าหมายนั้นมีความชัดเจนก็จะช่วยให้การบริหารจัดการแผนบรรลุจุดมุ่งหมายที่กำหนดไว้

3. ลดความไม่แน่นอน การวางแผนเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการคาดการณ์ในอนาคตการ

วางแผนที่มีประสิทธิภาพนั้นต้องมาจากพื้นฐานข้อเท็จจริงต่าง ๆ ที่ปรากฏขึ้นแล้วทำการวิเคราะห์คาดคะเนเหตุการณ์ในอนาคตซึ่งอาจจะเป็นเหตุที่ก่อให้เกิดความเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ อาจมีผลกระทบต่อการดำเนินงานขององค์การความเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ เหล่านี้จะเป็นตัวกำหนดในแผนเพื่อลดความไม่แน่นอนลงการ วางแผนที่ดีจะต้องหาแนวทางที่ป้องกันหรือแก้ไขเหตุการณ์ที่คาดว่าจะเกิดขึ้น

4. ประหยัด การวางแผนที่ดีจะช่วยให้มีวิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ทำให้งาน

ส่วนย่อยต่าง ๆ มีการประสานสัมพันธ์กันดีกิจกรรมที่ดำเนินการมีความต่อเนื่องกัน สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นการใช้ทัพยากรที่มีอยู่ให้ได้ประโยชน์ออย่างเต็มที่และคุ้มค่า เป็นการลดต้นทุนที่เกิดขึ้นจากการทำงานที่ซ้ำซ้อนหรือความเสียหายที่จะเกิดขึ้นจากการทำงานที่ไม่ประสานกัน

5. พัฒนาการแข่งขัน กางวางแผนที่มีประสิทธิภาพ ทำให้ธุรกิจมีการแข่งขันเพิ่มมากขึ้น

เพราะการวางแผนจะเกี่ยวข้องกับการขยายขออบข่ายการทำงานการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น

6. ทำให้เกิดประสานงานที่ดี การวางแผนได้สร้างความมั่นใจในการที่จะบรรลุ

จุดมุ่งหมายขององค์การ ทำให้กิจกรรมต่าง ๆ ที่จัดวางไว้มุ่งไปสู่จุดมุ่งหมายเดียว

กันและเป็นการหลีกเลี่ยงความซ้ำซ้อนในงานของแต่ละฝ่าย หรือแต่ละหน่วยงานย่อยขององค์การ

7. พัฒนาแรงจูงใจ การวางแผนที่ดีจะเป็นตัวบ่งชี้ให้เห็นถึงความร่วมแรงร่วมใจ ในการ     

ทำงานของกลุ่มผู้บริหารในองค์การและยังเป็นการสร้างแรงจูงใจให้เกิดขึ้นในกลุ่มของพนักงานที่ทราบอย่างชัดเจนว่าองค์การคาดหวังอะไร

8. ส่งเสริมให้เกิดการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ กางวางแผนเป็นพื้นฐานด้านการตัดสินใจเป็น

สิ่งที่ช่วยให้เกิดแนวความคิดใหม่ ๆ และความคิดสร้างสรรค์ เนื่องจากการวางแผนจะต้องมีการระดมสมองจากคณะผู้ทำงาน ทำให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ใหม่ ๆ นำมาใช้ประโยชน์แก่องค์การข้อจำกัดของการวางแผน

9. ช่วยให้การติดตามและประเมินผลงานขององค์การ เป็นไปได้อย่างเป็นระบบง่ายต่อ

การปฏิบัติและกระทำได้ตลอดช่วงการททำงาน เพราะแผนงานนั้นต้องระบุขั้นตอน กระบวนการ ทำให้องค์การทราบว่าจะต้องประเมินหรือตรวจสอบอะไรและเมื่อไร เมื่อพบปัญหาหรืออุปสรรคระหว่างการปฏิบัติงาน จึงสามารถแก้ปัญหาหรือปรับปรุงวิธีการปฏิบัติงานได้ทันท่วงทีทำให้องค์การปฏิบัติงานไปจนถึงจุดหมายได้

ข้อจำกัดของการวางแผน    

การวางแผนที่ดีย่อมนำไปสู่เป้าหมายที่คาดหวังของงาน แต่ในทางปฏิบัติ การวางแผนนั้น

มักจะมีข้อจำกัดหรืออุปสรรคในการวางแผนออยู่บ้าง ข้อจำกัดหรืออุปสรรคเหล่านั้นส่งผลกระทบต่อการปฏิบัติงานข้อจำกัดการวางแผนพอสรุปได้ดังนี้

1. การวางแผนจำเป็นต้องมีข้อมูลที่เชื่อถือได้ ข้อมูลต่าง ๆ จะถูกนำมาวิเคราะห์

และพิจารณากำหนดจุดมุ่งหมาย และกิจกรรมที่ต้ องงดำเนินงานถ้าในขณะที่ทำกางวางแผนนั้นได้รับข้อมูลที่มาจากแหล่งที่เชื่อถือไม่ได้ ก็จะส่งผลให้การวิเคราะห์สถานการณ์ต่าง ๆ ผิดพลาดกากำหนดเป้าหมายและวิธีการทำงานก็จะผิดพลาดไปด้วย ข้อมูลจึงเป็นปัจจัยที่สำคัญในการวางแผน การวางแผนเป็นกระบวนการที่ต้องใช้เวลาและสิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย

2. การวางแผนเป็นการคาดการณ์ล่วงหน้าถ้าผู้บริหารขาดวิสัยทัศน์ ขาดความเป็นผู้นำขาดความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ก็จะไม่สามารถวางแผนที่ดีได้ผู้ที่จะวางแผนได้ดีต้องเป็นบุคคลที่มีวิสัยทัศน์จึงจะสามารถมองหาเป้าหมายและมาตรการประเมินและติดตามแผนที่ได้วางไว้นั้นอย่างเหมาะสมและมีความเข้าใจการดำเนินงานตามแผนได้อย่างถูกต้อง

3. ขาดปัจจัยที่เป็นองค์ประกอบหลักในการวางแผน เช่นขาดบุคลากรที่มีความรู้ในกา

วางแผนขาดข้อมูลต่าง ๆ ที่จะนำมาใช้ประกอบในการตัดสินใจ ฯลฯ

4. ผู้ปฏิบัติงานและผู้รับผิดชอบแผนอาจอาจไม่เข้าใจส่วนใดส่วนหนึ่งของแผน

ทำให้การสื่อสารการมอบหมายการดำเนินงาน ฯลฯ ไม่สอดคล้องหรือตอบสนองต่อจุดประสงค์ที่แท้จริง

5. การดำเนินงานภายในองค์การที่มีความเข้มงวดเกินไป จะเป็นอุปสรรคต่อการเกิดความคิดริเริ่ม และแนวความคิดใหม่ ๆ ในการทำงาน ร่วมทั้งก่อให้เกิดการต่อต้านสูง ซึ่งล้วนแล้วเป็นอุปสรรคต่อกาวางแผนทั้งสิ้น ดังนั้นผู้วางแผนโดยเฉพาะผู้บริหารจำเป็นต้องมีการยืดหยุ่นในการดำเนินงานในบางกรณีซึ่งจะนำมาสู่ผลดีต่อการปฏิบัติงานตามแผน

6. การต่อต้านการเปลี่ยนแปลง ซึ่งถ้าผู้วางแผนไม่ยอมรับในเรื่องราวต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้น

เช่น นโยบายของรัฐ เศรษฐกิจ การเมืองอาจนำไปสู่การต่อต้านจากกลุ่มพนักงาน ซึ่งจะส่งผลทำให้กระบวนการวางแผนขาดประสิทธิภาพได้

7. การปฏิบัติงานตามแผนต้องมีการประเมินผลเป็นระยะ ๆ และปรับปรุงแก้ไขและขจัด

อุปสรรคต่าง ๆ หากผู้ปฏิบัติงานไม่เข้าใจและเข้าใจเอาว่าการประเมินผลเป็นการจับผิดหรือตรวจสอบสมรถภาพการทำงานของผู้ปฏิบัติ จึงไม่อยากให้ความร่วมมือเท่าที่ควรทำให้เป็นอุปสรรคในการปฏิบัติงาน

8. ประสิทธิภาพการวางแผนอาจมีข้อจำกัดจากปัจจัยภายนอกที่ไม่สามารถควบคุมได้ เช่น การเกิดภัยธรรมชาติต่าง ๆซึ่งสิ่งเหล่านี้ผู้วางแผนไม่อาจควบคุมได้ อาจมีผลทำให้การดำเนินงานตามแผนมีอุปสรรคและปัญหาเกิดขึ้นได้

ประเภทของการวางแผน 

การแบ่งประเภทของการวางแผน มีอยู่หลายวิธีขึ้นอยู่กับองค์การจะยึดถือสิ่งใดเป็นเกณฑ์โดยทั่วไปแบ่งออกได้เป็น 4 ประเภท ดังนี้

        1. การวางแผนตามระดับขององค์การ คือ การวางแผนหลัก และแผนย่อยขององค์การที่เชื่อมโยงกันกับระดับขั้นของการจักการ เช่น ผู้บริหารระดับสูงจะวางแผนระดับนโยบาย โดยมุ่งวางแผนหลักหรือแผนแบ่งงานเป็นสำคัญ ส่วนผู้บริหารระดับกลางจึงจะทำการวางแผนด้านการบริหารในขอบเขตของงานที่ตนรับผิดชอบอยู่ และผู้บริหารระดับต้นจะทำการวางแผนเกี่ยวกับการปฏิบัติงานประจำที่ต้องดำเนินการต่อเนื่อง เป็นต้น

2. การวางแผนตามหน้าที่งาน คือ การวางแผนกิจกรรมต่างๆตามหน้าที่งานหลักของกิจการภายในองค์การ เช่น แผนงานด้านการผลิต แผนงานด้านบุคลากร แผนงานด้านการเงิน และแผนงานด้านการตลาด เป็นต้น

3. การวางแผนตามระยะเวลา คือ การวางแผนแบ่งแยกตามระยะเวลาของแผน ขึ้นอยู่กับองค์การเป็นสำคัญ บางองค์การแบ่งออกเป็นแผนระยะยาว ซึ่งอาจเป็น 5 ปีขึ้นไป แผนระยะปานกลาง อาจจะเป็นระยะ 2-3 ปี และแผนระยะสั้น อาจเป็นแผนประจำปีหรือแผนงานช่วงระยะไตรมาสเป็นต้น

4. การวางแผนตามชนิดของงาน คือ การวางแผนแบ่งงานตามลักษณะที่แตกต่างในเนื้อหาความยากง่าย กลไกและวัตถุประสงค์ที่จะนำไปใช้งานเช่น นโยบาย วัตถุประสงค์ กลยุทธ์แผนงาน กฎ ระเบียบ วิธีกดการปฏิบัติ เป็นต้น

        การวางแผนประเภทต่าง ๆ ดังกล่าวจะประกอบด้วย แผนงานหรือโครงการย่อยต่าง ๆ เข้าไว้ เช่น แผนการปรับปรุงมาตรฐานการปฏิบัติงานซึ่งจะเกี่ยวข้องกับอีกหลายกิจกรรมก็ได้

ชนิดของการวางแผน

การวางแผนอาจมีความแตกต่างทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการดำเนินงานขององค์การ โดยแบ่งออก

ได้ดังนี้

1. วัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย (Objectiver or Goals) วัตถุประสงค์ หมายถึง เป้าหมายที่ต้องการให้กิจกรรมดำเนินการบรรลุผลมีลักษณะเฉพาะเจาะจง เป็นผลลัพธ์ที่สามารถวัดได้วัตถุประสงค์เป็นแนวทางที่จะนำไปสู่การปฏิบัติเพื่อให้บรรลุจุดมุ่งหมาย วัตถุประสงค์จึงเปรียบเสมือนเครื่องมือการประเมินประสิทธิผล และประสิทธิภาพขององค์การ

เป้าหมาย หมายถึงการกำหนดสิ่งที่ต้องการซึ่งองค์การจะต้องพยายามทำให้เกิดขึ้นทั้งวัตถุประสงค์และเป้าหมายเป็นคำที่อาจใช้แทนกันได้ เนื่องจากมีความหมายคล้ายคลึงกันเป็นจุดหมายปลายทางของการจัดองค์การ

องค์การแต่ละแห่งย่อมมีการกำหนดวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันออกไป องค์การขนาดใหญ่มักจะมีทั้งวัตถุประสงค์หลักและวัตถุประสงค์รอง ซึ่งวัตถุประสงค์รองนั้นจะต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์หลัก เช่น วัตถุประสงค์หลักขององค์การคือ กาสร้างกำไรจากการดำเนินงานขณะที่วัตถุประสงค์ของแผนกผลิต เป็นวัตถุประสงค์รองก็ต้องการจะผลิตสินค้าที่มีคุณภาพดีโดยใช้ต้นทุนตามที่กำหนดจะเห็นได้ว่ามีความสอดคล้อง เป็นต้น

การกำหนดวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายด้วยความรอบคอบชัดเจน จะนำมาซึ่งความสำเร็จขององค์การ เพราะคนทุกคนในองค์การจะมีความเข้าใจอันจะนำไปสู่การปฏิบัติงานที่สนับสนุนให้องค์การประสบความสำเร็จ

2. จุดมุ่งหมายหรือภารกิจ (Purposes or Missions) จุดมุ่งหมาย หมายถึง จุดประสงค์สิ่งที่จำเป็นและเป็นความต้องการเพื่อความอยู่รอดขององค์การ สำหรับภารกิจ หมายถึง หน้าที่หรืองานขององค์การที่ต้องกระทำ โดยทุกองค์การจะต้องมีจุดมุ่งหมายและภารกิจในทุก ๆ ระบบ เช่น จุดมุ่งหมายหรือภารกิจขององค์การคือ การผลิตและการจัดจำหน่ายสินค้าหรือบริการ เป็นต้น

3. นโยบาย (Policies) หมายถึง ข้อความทั่วไปอ้นเป็นสิ่งที่เข้าใจและเป็นสิ่งที่ยอมรับทั่วทั้งองค์การ ซึ่งจะใช้เป็นแนวทางปฏิบัติสำหรับการตัดสินใจของผู้บริหารที่มีต่อผู้บังคับบัญชาหรือพนักงานขององค์การ

นโยบายเป้นขอบเขตในการตัดสินใจ ที่จะต้องสอดคล้องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ด้วย นโยบายจะช่วยวางขอบเขตแนวทาง เพื่อให้สามารถเลือกตัดสินใจปฏิบัติการได้  ซึ่งจะช่วยให้สามารถบรรลุถึงวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายได้  นโยบายยังช่วยให้ความสะดวกแก่ผู้บริหารในการมอบหมายอำนาจหน้าที่ไปยังผู้ปฏิบัติงานภายในองค์การได้

ดังนั้น นโยบายที่แท้จริงแล้วจะต้องเปิดโอกาสให้มีการใช้ดุลพินิจในการตัดสินใจได้ในขอบเขตอันควร เพราะถ้าหากเป็นนโยบายที่ไม่เปิดโอกาสให้ใช้ดุลยพินิจก็จะกลายเป็นกฎ

(Pules) ไป

        การกำหนดนโยบายให้สอคล้องกับวัตถุประสงค์ขององค์การ เป็นเรื่องที่ทำได้ยากในทางปฏิบัติ ถ้าองค์การมิได้เขียนนโยบายเป็นลายลักษณ์อักษรและไม่มีการตีความไว้แน่นอนการใช้นโยบายเป็นเรื่องที่ใช้กันกว้างขวาง และมีอยู่ในทุกขั้นตอนการทำงาน ปัญหาที่ตามมาคือการจะปฏิบัติตามนโยบายได้ดีเพียงใดนั้นจะขึ้นอยู่กับตัวบุคคล กล่าวคือขึ้นอยู่กับความสามารถในการเข้าใจ สามัยสำนึกและการใช้ดุลพินิจได้อย่างเหมาะสมของผู้ปฏิบัติตามนโยบายว่ามีมากน้อยเพียงใด

4. กลยุทธ์ (Strategies) หมายถึง แผนการปฏิบัติงานขององค์การที่อธิบายถึงการจักสรรทรัพยากรและกิจกรรมอื่น ๆ ให้เหมาะสมกับสิ่งแวดล้อม เพื่อให้เกิดผลดีเป็นข้อได้เปรียบ สามารถบรรลุวัตถุประสงค์โดยให้มีความเสี่ยงน้อยที่สุด ณ ระดับที่ยอมรับได้

        กลยุทธ์มีความสำคัญต่อกระบวนการวางแผนอย่างมากเพราะจะช่วยทำหน้าที่สำหรับเป็นพื้นฐานของขั้นตอนการวางแผนที่จะกระทำต่อไป ลักษณะของกลยุทธ์จึงคล้ายกับการออกแบบ หรือเป็นวิธีการในภาพรวมขององค์การการเลือกไว้สำหรับช่วยให้สามารถผลักดันไปสู่วัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้

5. กระบวนการปฏิบัติงาน (Procedures) เป็นแผนที่กำหนดวิธีการจัดการกิจกรรมการดำเนินงานภายในองค์การเป็นแนวทางปฏิบัติงานอย่างเป็นลำดับขั้น เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างถูกต้องและรวดเร็ว ให้บรรลุผลตามที่กำหนดไว้

        กระบวนการปฏิบัติงานจะบรรลุถึงวิธีการกระทำว่ากิจกรรมใด หรืองานใดจะต้องดำเนินการเป็นขั้นเป็นตอนอย่างไรจึงจะให้ผลสำเร็จตามที่ต้องการ การกำหนดกระบวนการปฏิบัติงาน เพื่อ

5.1 เพื่อให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์และนโยบายขององค์การ 

5.2 เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาความซ้ำซ้อนและล่าช้าในการปฏิบัติงาน

ฃ                 5.3 พิจารณาความเหมาะสมกับองค์การ เพราะวิธีปฏิบัติขององค์การแต่ละแห่งอาจไม

       เหมือนกัน ขึ้นอยู่กับสภาพการณ์และความแตกต่างกัน

5.4 พิจารณาทบทวนกระบวนการปฏิบัติงานที่ใช้อยู่เป็นระยะ ๆ เพื่อให้วิธีการปฏิบัติงานที่  

       กำหนดขึ้นนั้นเป็นแนวทางที่ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ

6. วิธีการทำงาน (Method) เป็นแผนที่จะบอกให้ทราบถึงแนวทางการทำงานอย่างละเอียด ทำให้การทำงานนั้นมีประสิทธิภาพ และถ้ามีการกำหนดวิธีกาทำงานไว้เป็นมาตรฐานแล้ว ก็จะเป็นเครื่องมือช่วยในการทำงานเดียวกันนั้นในครั้งต่อ ๆ ไป สามารถดำเนินการไปอย่างรวดเร็วตามมาตรฐานกำหนด

7. กฎ (Rules) เป็นข้อความที่อธิบายถึงแผนหลัก ซึ่งระบุการทำอย่าใดอย่างหนึ่งในสถานการณ์เฉพาะ หรือเป็นแผนงานซึ่งจำเป็นต้องปฏิบัติตาม

        กฎแตกต่างจากกระบวนการปฏิบัติงานตรงที่ไม่มีการระบุลำดับขั้นตอนของเวลา ในการทำงาน เป็นกฎบังคับให้ต้องทำหรือห้ามมิให้กระทำในสถานการณ์อย่างใดอย่างหนึ่ง และกฎยังแตกต่างจากนโยบายตรงที่นโยบายเป็นเครื่องชี้แนวทางขอบเขตของการใช้ดุลพินิจได้ แต่กฎนั้นไม่ยอมให้ใช้ดุลพินิจเด็จขาด

8. มาตรฐาน (Standaard) หมายถึง สิ่งที่ผู้ปฏิบัติงานพยายามกระทำให้ได้ตรงตามรูปแบบดังกล่าว ตามที่องค์การกำหนดมาตรฐานจะช่วยให้เห็นถึงการเปรียบเทียบผลการทำงานต่าง ๆ ว่างานที่ได้กระทำแล้วนั้นสูงกว่าง ต่ำกว่า หรือเท่ากับมาตรฐานที่กำหนด

        กล่าวได้ว่ามาตรฐานเป็นเกณฑ์ที่ใช้ประกอบการพิจารณา เพื่อหาว่ามีการปฏิบัติตามแผนที่วางไว้หรือไม่ โดยการเปรียบเทียบระหว่างผลที่ได้รับจากการปฏิบัติงานจริงกับผลการปฏิบัติงานที่คาดหวังไว้

กระบวนการวางแผน

การวางแผนเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ ต้องอาศัยหลักเกณฑ์และความรู้ทางด้านทฤษฏีต่าง ๆ การกำหนดวิธีการต่าง ๆ จึงต้องอาศัยศิลปะในการดำเนินการและประสานงานของผู้บริหาร การวางแผนเป็นกระบวนการจึงต้องมีการดำเนินการอย่างเป็นลำดับขั้นตอนและแต่ละตอนนั้นจะมีความเกี่ยวเนื่องสัมพันธ์กัน ถ้าขั้นตอนใดดำเนินการผิดพลาดก็จะส่งผลให้การดำเนินการในขั้นต่อ ๆ ไปประสบปัญหาล้มเหลวตามไปด้วยได้  กระบวนการวางแผนและปฏิบัติงานอาจแบ่งได้เป็น 8ขั้นตอน ดังแผนภูมิข้างล่างนี้

รูปที่ 7.1 แสดงแผนภูมิกระบวนการวางแผนและปฏิบัติงาน

จากแผนภูมิแสดงกระบวนการวางแผนมีรายละเอียดในการดำเนินการแต่ละขั้นดังนี้

1. การดำเนินการก่อนการวางแผน

เป็นงานขั้นเตรียมความพร้อมก่อนที่จะเริ่มวางแผน เตรียมความพร้อมในด้านการจัด

องค์การ (เช่น แต่งตั้งให้มีฝ่ายวางแผนซึ่งอาจจะอยู่ในความรับผิดชอบของผู้บริหารหรือฝ่ายวิชาการ) องค์การ กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบให้ชัดเจน การกำหนดวิธีการวางแผน (คณะกรรมการต้องช่วยกันคิดว่า จะต้องทำอย่างไรมีขั้นตอนอย่างไร และจะต้องมีคณะกรรมการหรือหน่วยงานอื่นมาร่วมในการวางแผนหรือไม่ ฯลฯ) และการรวบรวมข้อมูล (ให้หน่วยงานทุกหน่วยเก็บรวบรวมข้อมูลให้ครบถ้วนและทุกด้านและปรับปรุงให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ)

2. การวิเคราะห์ปัญหา      

การวิเคราะห์ปัญหานี้พิจารณาจากงานในภารกิจและความรับผิดชอบงานต่าง ๆ ใน

หน่วยงานนั้น ๆ ทั้งงานที่จำเป็นต้องทำและที่ปฏิบัติกันอยู่เป็นประจำว่า มีปัญหาในงานใด

จะต้องปรับปรุง เพิ่ม หรือลดในงานตรงส่วนใดบ้างหรือจะขยายงานเดิมให้มีประสิทธิภาพ

ขึ้นอย่างไรบ้างนอกจากนี้ยังต้องพิจารณางานที่จะทำขึ้นใหม่ จะริเริ่มงานใหม่ ๆ ให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงทางด้านเทคโนโลยีการผลิต รวมตลอดถึงแนวนโยบายขององค์การได้อย่างไร

การพิจาณาและวิเคราะห์ปัญหานี้จะต้องอาศัยเครื่องมือการศึกษา และพิจารณาจากข้อมูลสถิติต่าง ๆ และแยกปัญหาหรือข้อมูลในแต่ละด้านและบันทึกรายกาต่าง ๆ เพื่อที่จะนำมาคิดจัดทำงานหรือแก้ปัญหาเหล่านั้นให้เป็นแผนงานหรือกิจกรรมต่อไป

3. การกำหนดแผนงาน

พิจารณาและวิเคราะห์ปัญหา คณะกรรมการการวางแผนควรวิเคราะห์ว่า มีวิธีแก้ไข

หรือปรับปรุงพัฒนางานให้ดีขึ้นได้อย่างไรบ้าง ทั้งสิ่งที่มีผลโดยตรงและสิ่งที่เกี่ยวข้อต่าง ๆ จัดแบ่งเป็นกลุ่มที่เรียกว่า แผนงาน ซึ่งหมายถึง จุดรวมของหน่วยงานที่มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้ได้ผลรวมที่คล้ายคลึงกัน เช่น แผนงานพัฒนาและปรับปรุงด้านการผลิตขององค์การ งานพัฒนาบุคลากร ฯลฯ ในแต่ละแผนงานนั้น จะมีแผนงานที่เป็นส่วนย่อยของแผนงานนั้น เช่น ในแผนงานการพัฒนาและปรับปรุงงานด้านการผลิต อาจจะประกอบด้วยงานการปรับปรุงขั้นตอนการผลิตการประเมินวิธีการทำงานการเพิ่มประสิทธิภาพพนักงาน การประเมินผลผลิต เป็นต้น ซึ่งในแต่ละงานนั้น อาจมีกิจกรรมย่อย ๆ หลาย ๆ กิจกรรมก็ได้

4. การกำหนดเป้าหมาย

การที่จะทำงานตามแผนงานผู้ปฏิบัติจะต้องทราบเป้าหมาย  หรือวัตถุประสงค์ให้

ชัดเจนเสียก่อน การกำหนดเป้าหมายจึงต้องกำหนดให้ชัดเจนทั้งในด้านปริมาณและคุณภาพเพื่อเป็นแนวทางปฏิบัติเป้าหมายที่องค์การกำหนดนั้นควรชี้แนวทางปฏิบัติที่ชัดเจน สามารถวัดและประเมินผลได้ เช่น การเพิ่มประสิทธิภาพของพนักงาน เป้าหมายที่กำหนดอาจเป็น

1) จัดอบรมพนักงานฝ่ายการผลิตอย่างน้อยปีละ 2 ครั้ง

2) จัดให้มีการศึกษาดูงานสำหรับหัวหน้างานแต่ละแผนกอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง เป็นต้น

5. การกำหนดวิธีการดำเนินการ

การกำหนดวิธีการดำเนินงานนี้ ผู้บริหารจะต้องคิดถึงสิ่งที่ต้องดำเนินการใน 3 ด้าน คือ

การกำหนดวิธีปฏิบัติงาน การกำหนดเวลาและผู้รับผิดชอบและการกำหนดวิธีประเมินผล

การกำหนดวิธีปฏิบัติงานนั้นต้องอาศัยข้อมูลที่ผ่านการวิเคราะห์มาแล้วพิจารณาว่าการที่จะทำงานนั้น ๆ ให้ลุล่วงได้ดีจะมีวิธีการทำอย่างไรบ้าง บันทึกแนวคิดทั้งหมดไว้ และนำมาวิเคราะห์ว่าวิธีการใดจะดีที่สุดบางครั้งอาจจะนำแนวคิดหลาย ๆ แนวคิดมาผสมผสานกันและจัดเรียงลำดับขั้นตอนการดำเนินงาน และต้องกำหนดว่างานแต่ละอย่างจะต้องเริ่มต้นทำเมื่อใดและเสร็จสิ้นเมื่อใด ใช้เวลามากน้อยเพียงใด และ ใครจะเป็นผู้รับผิดชอบ การกำหนดวิธีปฏิบัติงานการกำหนดเวลาและผู้รับผิดชอบนี้ถ้าจัดทำเป็นแผนภูมิปฏิบัติงาน (Gantt chart) ก็จะดูได้ง่ายขึ้น

        สำหรับการกำหนดวิธีการประเมินผลนั้น ควรระบุว่า จะวัดอะไร วัดเมื่อไร และใช้เครื่องมือประเภทใด หากมีข้อพกพร่องก็จะได้รีบปรับปรุงแก้ไขได้ทันท่วงที

6. การกำหนดค่าใช้จ่าย

     องค์จะต้องพิจารณาให้รอบคอบ โดยพิจารณาถึงทรัพยากรที่มีอยู่ การปฏิบัติงานแต่ละ

ขั้นตอนตามที่กำหนดไว้ว่า จะต้องทำอะไรบ้างและจะต้องใช้จ่ายเงินเพื่อทำกิจกรรมนั้น ๆ เป็นจำนวนเงินมากน้อยเพียงไร และรวมเงินที่ต้องใช้จ่ายทั้งหมดเป็นจำนวนเงินมากน้อยเพียงไรค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะได้มาจากแหล่งเงินทุนใดควรระบุไว้ให้ขัดเจนด้วย

ขั้นที่ 1 ถึงขั้นที่ 6 เป็นกระบวนการวางแผนก่อนที่จะลงมือปฏิบัติงาน เมื่อวางแผนงานเรียบร้อยผ่านการตรวจสอบ และได้รับอนุมัติจากผู้มีอำนาจให้ดำเนินการได้แล้วก็จะถึงขั้นการปฏิบัติตามแผน

7. การปฏิบัติตามแผน

          ขั้นตอนนี้เป็นการลงมือปฏิบัติตามแผนที่องค์การได้กำหนดไว้ ขั้นนี้จะต้องอาศัยความรู้ทางการบริหาร การสั่งการ การตรวจงาน การประสานงาน การตัดสินใจ ภาวะผู้นำและกฎระเบียบการปฏิบัติงานตามที่หน่วยงานกำหนดสิ่งต่าง ๆเหล่านี้จะรวมอยู่ในขั้นตอนการนำเข้ากระบวนการผลิต และผลผลิต งานจะบรรลุเป้าหมายหรือไม่ส่วนใหญ่จะขึ้นอยู่กับผู้ปฏิบัติงานและผู้บริหารว่ามีความรู้ความเข้าใจในบทบาท หน้าที่ และภาระของงานมากน้อยเพียงใด

8. การประเมินผลและปรับปรุงแผน

           การประเมินผลการปฏิบัติองค์การจะต้องมีการกระทำเป็นระยะ ๆ เพื่อตรวจดูความก้าวหน้าและปัญหาอุปสรรคของกระบวนการทำงานว่าเป็นไปอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพตามแผนงานที่กำหนดไว้หรือไม่ ถ้าพบว่ามีปัญหาอุปสรรคการดำเนินงานในขั้นตอนใด ก็จะต้องมีการปรับปรุงแผนที่กำหนดไว้

การวางแผน เป็นการกำหนดแนวทางการทำงานขององค์การในอนาคตซึ่งกระทำไว้ล่วงหน้าเมื่อลงมือปฏิบัติงานจริง ๆ บางอย่างอาจไม่เป็นอย่างที่คิดหรือวางแผนไว้ จึงต้องมีการปรับปรุงแผนหรือเปลี่ยนแผนใหม่ตามความเหมาะสม

ข้อมูลที่จำเป็นในการวางแผน

การวางแผนงานต่าง ๆนั้นข้อมูลทั้งภายนอกและภายในที่เกี่ยวข้องกับองค์การ เป็นสิ่งที่จำเป็นที่จะต้องนำมาเป็นพื้นฐานในการพิจารณาการวางแผนการบริหารองค์การ จำเป็นต้องนำข้อมูลต่าง ๆ มาประกอบการพิจารณาดังนี้

1. นโยบายของรัฐซึ่งอาจจะศึกษาได้จากแผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ แผนงานขององค์การที่กำหนดจะต้องให้สอดคล้องกับนโยบาย

2. สภาพทางเศรษฐกิจ การเมือง สังคมและวัฒนธรรมในสภาพปัจจุบันและที่จะเปลี่ยนแปลงในอนาคต

3. สภาพความเจริญก้าวหน้าทางวิทยาการ และเทคโนโลยีและความเป็นโลกาภิวัตน์

4. สภาพของการแข่งขันระหว่างองค์การในการผลิต การผลิตและการบริการอัตราส่วนในการบริโภคของลูกค้า

5. ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงาน กระบวนการผลิต และสภาพต่าง ๆ ขององค์การ

ข้อมูลต่าง ๆ ที่กล่าวมาแล้วข้างต้นองค์การจะต้องจัดไว้เป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกแก่การนำมาใช้ และควรจัดการให้เป็นปัจจุบัน โดยจัดรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ที่คิดว่าเป็นประโยชน์และนำมาให้ผู้ที่รับผิดชอบ เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ต่อการวางแผนและการบริหารงานต่าง ๆ

ผู้บริหารกับการบริหารการวางแผน

การวางแผนงานเพื่อให้ได้แผนงานนั้น เป็นหน้าที่ที่สำคัญที่ผู้บริหารต้องปฏิบัติเป็นสิ่งแรกเพราะแผนงานจะเป็นกรอบกำหนดทิศทางการทำงานร่วมกัน บุคลากรในองค์การจะรู้เป้าหมายของงานว่าจะต้องทำงานอะไร ช่วงเวลาใด ทำอย่างไร มีขั้นตอนกระบวนการอย่างไร และใครเป็นผู้รับผิดชอบ การทำงานที่มีแผนงานจะทำให้ลดความขัดแย้งในหน่วยงาน ลดความซ้ำซ้อนของงานช่วยลดความเสี่ยงในการทำงาน บุคลากรหรือพนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีระบบ ผู้บริหารจึงต้องมีบทบาทในการบริหารการวางแผนงาน ดังนี้

1. ศึกษาและทำความเข้าใจเกี่ยวกับปรัชญา นโยบายขององค์การ สภาพปัจจุบัน ปัญหาสภาพเศรษฐกิจและสังคม อุปสรรค ข้อจำกัด แนวโน้มและข้อมูลต่าง ๆ ขององค์การเพื่อนำมาใช้กำหนดแนวนโยบายขององค์การ

2. จัดตั้งคณะกรรมการการวางแผนที่ประกอบด้วย ผู้จัดการฝ่าย หัวหน้าแผนก และหัวหน้างานต่าง ๆ กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบ จัดทำแผนงาน ติดตาม ตรวจสอบ และประเมินผลการปฏิบัติงาน และจัดทำเอกสารแผนงานและรายงานผลการปฏิบัติงานตามแผนงาน

3. จัดให้มีการรวบรวมข้อมูลและเอกสาร รวมทั้งจัดหาทรัพยากรต่าง ๆ ให้มีจำนวนเพียงพอ เพื่อสะดวกในการวางแผน

4. จัดให้มีการประชุมคณะกรรมการการวางแผนและผู้เกี่ยวข้อง เพื่อให้ทราบภาระหน้าที่และนโยบายขององค์การ เพื่อเป็นแนวทางในการวางแผนและดำเนินงาน

5. ให้แต่ละฝ่ายและแต่ละแผนกได้ประชุมบุคคลากร และร่วมกันวางแผนงานที่แต่ละส่วนรับผิดชอบตามนโยบายที่กำหนดไว้

6. ให้คณะกรรมการวางแผนรวบรวมแผนงานจัดหมู่พวก พิจารณาความเป็นไปได้และประโยชน์สูงสุดที่จะได้รับ จัดเรียงลำดับความสำคัญและจัดสรรงบประมาณ ทำการประชาสัมพันธ์ให้หน่วยงาน และบุคลากรในองค์การได้รับทราบเพื่อจะได้ปฏิบัติตามแผนที่ได้รับอนุมัติ

7. มอบให้คณะกรรมการวางแผน ติดตามและประเมินผลงาน ถ้ามีปัญหาอุปสรรคให้รายงานให้ผู้บริหารทราบ เพื่อจะได้ดำเนินการแก้ไขได้ทันท่วงที และนำไปเป็นแนวทางในการวางแผนต่อในปีต่อ ๆ ไป

การวางแผนที่มีประสิทธิภาพ

การวางแผนที่มีประสิทธิภาพองค์การสามารถทำได้ดังนี้

1. ต้องมีการกำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน เพื่อให้พนักงานขององค์การทราบถึงสิ่งที่ต้องทำ และใช้สำหรับมอบหมายความรับผิดชอบที่จะช่วยกันทำงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ ตามที่กำหนด

2. ต้องระบุจุดมุ่งหมายให้ชัดเจนเข้าใจง่าย สามารถใช้เป็นแนวทางให้บุคคลในฝ่ายต่าง ๆ ขององค์การเข้าใจและใช้เป็นแนวทางในการทำงานเป็นไปในทางทิศเดียวกัน

3. ต้องมีการจัดทำทั้งแผนระยะสั้นและระยะยาว เพื่อให้องค์การปรับเข้าสู่เป้าหมายที่กำหนดไว้

4. พยายามให้ทุกฝ่ายเข้ามามีส่วนร่วมในการวางแผนให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อค้นหาทางเลือกที่จะก่อให้เกิดแผนงานที่ดี ที่จะทำให้บรรลุวัตถุประสงค์โดยใช้ต้นทุนต่ำแต่ได้ผลลัพธ์สูง

5. พิจารณาตรวจสอบปัญหาที่จะมีผลกระทบต่อการปฏิบัติตามแผน เพื่อนำมาหาทางแก้ไข

6. ต้องมีการประสานแผนงานที่ดีระหว่างแผนกและระดับหน่วยงานย่อยขององค์การระดับบุคคลในการปฏิบัติตามแผน ซึ่งจะช่วยลดความซ้ำซ้อน ความขัดแย้งลงขอองการปฏิบัติงาน

7. รับรู้ถึงข้อจำกัดและความไม่แน่นอนที่อาจเกิดขึ้น เพื่อใช้เป็นแนวทางในการหาทางเลือกที่จะใช้เป็นแผนสำรองที่จะนำเอามาใช้ได้เมื่อจำเป็น

8. กำหนดมาตรการที่จะใช้วัดติดตามผลการปฏิบัติงานตามแผน โดนใช้เครื่องมือวัดที่มีความชัดเจน ในเชิงปริมาณที่วัดเป็นจำนวนตัวเลขได้

9. ต้องวางแผนให้มีความยืดหยุ่น เปลี่ยนแปลงและปรับได้ตามสถานการณ์

สรุป

 การปฏิบัติงานให้ได้ผลดีนั้นองค์การจะต้องมีการวางแผนงานล่วงหน้า โดยอาศัยการวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อองเป็นพื้นฐานการกำหนดงานในแผนงาน การเขียนแผนงานองค์การต้องพยายามเขียนให้ชัดเจน การกำหนดจุดประสงค์ ขั้นตอนการดำเนินงาน ผู้รับผิดชอบเวลา และค่าใช่จ่ายที่ระบุไว้ชัดเจนจะช่วยให้การปฏิบัติตามแผนงาน เป็นไปตามที่กำหนดอย่างมีประสิทธิภาพ