บทที่ 9 กลยุทธ์การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

แนวคิด

          กลยุทธ์ (Strategies) เป็นแผนปฏิบัติการที่อธิบายถึงการจัดสรรทรัพยากรและกิจกรรมให้เหมาะสม ช่วยให้องค์การบรรลุเป้าหมายขององค์การ โดยเฉพาะการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน องค์การที่ประสบความสำเร็จได้นำเอาวิธีการต่างๆ มาใช้ เช่น การออกแบบประสิทธิภาพ การปรับปรุงการผลิตด้วย PDCA ข้อเสนอแนะการปรับปรุงงานหรือการบริหารคุณภาพทั่วทั้งองค์การ  จะเห็นได้ว่าเป็นวิธีการที่ให้ความสำคัญต่อพนักงานทุกระดับและทุกฝ่าย ซึ่งการให้พนักงานได้มีส่วนร่วมในการดำเนินการและรับรู้เป้าหมายขององค์การเป็นกลยุทธ์ การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์การ

สาระการเรียนรู้

   1.      การบริหารเชิงกลยุทธ์

   2.      การบริหารการผลิต

   3.      การออกแบบประสิทธิภาพ

   4.      การปรับปรุงการผลิตด้วยวงจร PDCA

   5.      ข้อเสนอแนะการปรับปรุงงาน

   6.      การบริหารคุณภาพทั่วทั้งองค์การ

   7.      ปัญหาการบริหารการผลิต

ผลการเรียนรู้ที่คาดหวัง

   1.      อธิบายหลักการบริหารเชิงกลยุทธ์ได้

   2.      อธิบายการบริหารการผลิตได้

   3.      อธิบายการออกแบบและการปรับปรุงการผลิตด้วย PDCA ได้

   4.      อธิบายข้อเสนอแนะการปรับปรุงงานได้

   5.      อธิบายการบริหารคุณภาพทั่วทั้งองค์การได้

   6.      วิเคราะห์และเลือกใช้กลยุทธ์การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้เหมาะสม

การบริหารเชิงกลยุทธ์

          กลยุทธ์ (Strategie) เป็นแผนการปฏิบัติการที่อธิบายถึง การจัดสรรทรัพยากรและกิจกรรมอื่นๆ ให้เหมาะสมกับสิ่งแวดล้อมและช่วยให้องค์การบรรลุเป้าหมาย ดังนั้น การบริหารเชิงกลยุทธ์ (Strategic Management) จึงหมายถึง กระบวนการสร้างความมั่นใจว่า องค์การได้รับผลประโยชน์จากการใช้กลยุทธ์ที่เหมาะสมนำมาใช้ด้านการตัดสินใจ และนำไปปฏิบัติซึ่งกลยุทธ์จะเสนอความเป็นต่อในการแข่งขัน ระหว่างองค์การและสิ่งแวดล้อมเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ แบ่งกระบวนการบริหารออกเป็น 4 ขั้นตอน คือ

1.      การวิเคราะห์สถานการณ์

2.      การกำหนดกลยุทธ์ขององค์การ

3.      การปฏิบัติตามกลยุทธ์

4.      การควบคุมกลยุทธ์

การบริหารเชิงกลยุทธ์ ส่วนวิเคราะห์สถานการณ์และการกำหนดกลยุทธ์ขององค์การ เป็นขั้นตอนการกำหนดกลยุทธ์ ตามแผนภูมิดังนี้

รูปแสดงกระบวนการจัดการเชิงกลยุทธ์ 4 ขั้นตอน

องค์การเป็นจำนวนมากได้มีการกำหนดรูปแบบการบริหารเชิงกลยุทธ์ขึ้น โดยพิจารณาความสอดคล้องกับลักษณะการดำเนินงาน องค์การโดยทั่วไปจะมีการกำหนดรูปแบบการบริหารเชิงกลยุทธ์ ดังนี้

1.      การประเมินสภาพการทำงาน (Assessing)

เป็นกระบวนการศึกษาถึงภาพต่างๆ รวมทั้งข้อมูลที่จำเป็นเพื่อจะนำมาเป็นตัวกำหนดถึงความต้องการขององค์การ และความเป็นไปได้เพื่อก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลง ซึ่งประกอบด้วยงานต่อไปนี้ คือ

1.1        วิเคราะห์ข้อมูลโดยการศึกษา หรือพิจารณาธรรมชาติและความสัมพันธ์ของสิ่งต่างๆ

1.2       สังเกตสิ่งต่างๆ ด้วยความรอบคอบ

1.3       วัดพฤติกรรมและ                    

1.4       เปรียบเทียบพฤติกรรมการทำงาน

2.     จัดลำดับความสำคัญของงาน (Prioritizing)

เป็นกระบวนการกำหนดเป้าหมาย จุดประสงค์ และกิจกรรมต่างๆ ขององค์การตามลำดับความสำคัญ ประกอบด้วยงานดังนี้

2.1       กำหนดเป้าหมาย

2.2       ระบุจุดประสงค์ในการทำงาน

2.3       กำหนดทางเลือก                               

2.4       จัดลำดับความสำคัญ

3.     ออกแบบวิธีการทำงาน (Designing)

เป็นกระบวนการวางแผนขั้นตอนวิธีการทำงานฝ่ายต่างๆ เพื่อก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลง ประกอบด้วยงานดังนี้

3.1       จัดสายงานให้ส่วนประกอบต่างๆ ทั้งภายในภายนอกองค์การมีความสัมพันธ์กัน

3.2       หาวิธีการทำงานเอาทฤษฎีหรือแนวคิดไปสู่การปฏิบัติ

3.3       เตรียมการต่างๆ ให้พร้อมที่จะทำงาน

3.4       จัดระบบการทำงานทั้งสายงานการผลิต และการบริการ

3.5       กำหนดแผนการทำงาน ขั้นตอนวิธีการทำงานให้ชัดเจน

4.     จัดสรรทรัพยากร (Allocation Resources)

เป็นกระบวนการกำหนดทรัพยากรต่างๆ ให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการทำงาน ประกอบด้วยงานดังนี้

4.1       กำหนดทรัพยากรที่ต้องใช้ตามความต้องการของหน่วยงาน

4.2       จัดสรรทรัพยากรที่มีคุณภาพให้หน่วยงานต่างๆ

4.3       กำหนดทรัพยากรที่จำเป็นจะต้องใช้สำหรับจุดมุ่งหมายขององค์การ

4.4       มอบหมายบุคลากรให้ทำงานตามเป้าหมายขององค์การ

5.     ประสานงาน (Coordinating)

เป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับคน เวลา วัสดุอุปกรณ์ และสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ เพื่อจะทำให้การเปลี่ยนแปลงบรรลุผลสำเร็จ การประสานงานมีดังนี้

5.1 ประสานการปฏิบัติงานฝ่ายต่างๆ ทั้งภายในภายนอกองค์การให้ดำเนินการไปด้วยกันด้วยความราบรื่น

5.2 ปรับการทำงานในส่วนต่างๆ ให้มีประสิทธิภาพให้มากที่สุด

5.3  กำหนดเวลาการทำงานในแต่ละช่วง

5.4  สร้างความสัมพันธ์อันดีให้เกิดขึ้นทั้งภายในและภายนอกองค์การ

6.     นำการทำงาน (Directing)

เป็นกระบวนการที่มีอิทธิพลต่อการปฏิบัติของแต่ละฝ่ายภายในองค์การ เพื่อให้เกิดสภาพที่เหมาะสม บรรลุผลแห่งการเปลี่ยนแปลงให้มากที่สุดมีดังนี้

6.1       การแต่งตั้งบุคลากรแต่ละฝ่าย

6.2      กำหนดแนวทางหรือกฎเกณฑ์การทำงานให้มีความชัดเจน

6.3      กำหนดระเบียบแบบแผนเกี่ยวกับเวลา ปริมาณหรืออัตราความเร็วในการทำงาน

6.4      แนะนำการปฏิบัติและชี้แจงกระบวนการทำงาน

6.5      ตัดสินใจเกี่ยวกับทางเลือกในการปฏิบัติงาน

การบริหารการผลิต

การบริหารการผลิต (Product Management) หมายถึง การสร้าง การวิเคราะห์ การจัดการ การวางแผนการปฏิบัติตามแผน และการควบคุมผลิตภัณฑ์ขององค์การ เพื่อสนองความจำเป็นและความต้องการของลูกค้าให้เกิดความพึงพอใจ ขณะเดียวกันก็ต้องบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ ผู้บริหารจะต้องมีความรู้ความเข้าใจ การดำเนินงานตามกระบวนการผลิตอย่างต่อเนื่อง ถ้าผู้บริหารขาดความสนใจการเพิ่มผลผลิตอย่างต่อเนื่องตามกระบวนการแล้วผลเสียจะเกิดขึ้น ดังนั้น การบริการการผลิตที่สำคัญ คือ การบริหารจัดการ ควบคุมการดำเนินงานให้สอดคล้องกับกระบวนการผลิตเพื่อการเพิ่มผลผลิตอย่างมีคุณภาพ การบริหารการผลิตมีหลักการที่สำคัญ ได้แก่

1.      การวางแผนและการควบคุมการผลิตจะต้องเป็นสิ่งที่ไม่ซับซ้อน และมีความเป็นสากล โดยผู้บริหารการผลิตจะต้องตั้งคำถามตามขั้นตอนดังนี้

1.1    ผลิตสินค้าหรือให้บริการอะไร

1.2   ปัจจุบันมีทรัพยากรอะไรบ้าง

1.3   จะต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้างในการผลิต

1.4   เวลาที่เหมาะสมในการผลิตสินค้าเมื่อใด

1.5   มีการสั่งซื้อหรือจัดหาวัตถุดิบ ทรัพยากรอะไรบ้าง

1.6   จะต้องใช้ทรัพยากรอะไรอีกบ้าง และจะใช้เมื่อใด

1.7    จะทำการผลิตจำนวนเท่าใด

คำถามต่างๆ เหล่านี้จะเกี่ยวข้องโดยตรงกับการเคลื่อนไหวของวัตถุดิบจากผู้ส่งมอบเข้าสู่กระบวนการผลิต เพื่อผลิตสินค้า/ผลิตภัณฑ์ส่งต่อไปยังลูกค้า

2.     เวลาเป็นทรัพยากรที่มีค่าในการผลิต การสิ้นเปลืองเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์ขององค์การไม่อาจหามาทดแทนได้ เพื่อให้ใช้ทรัพยากรได้ดีขึ้นผู้บริหารสามารถทำได้โดย

2.1     ไม่ปล่อยเวลาในกระบวนการผลิตให้ผ่านไปโดยเปล่าประโยชน์

2.2     ปฏิเสธเหตุผลที่จะเผื่อเวลา หรือมีสินค้าคงคลังเผื่อสำรองไว้

2.3     ลดรอบเวลาในทุกหน้าที่งานทั้งด้านงบประมาณและแผนดำเนินการ

2.4     จัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละกลุ่ม แต่ละงานเพื่อใช้เวลาให้น้อยลงกว่าเดิม

3.     องค์การใช้เพียงระบบเดียวเท่านั้นสำหรับการผลิตทุกรูปแบบ โครงสร้างของระบบการวางแผนและการควบคุมการผลิตจะเหมือนกัน ในการผลิตทุกๆ รูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นองค์การการผลิตขนาดเล็กหรือใหญ่ ตลอดจนองค์การที่มีความแตกต่างกันตามลักษณะการผลิต แต่องค์ประกอบและปัจจัยเบื้องต้นต่างๆ ของกระบวนการผลิตจะเหมือนกัน จึงไม่มีความจำเป็นที่จะต้องมีระบบการวางแผนและควบคุมการผลิตหลายระบบหลายรูปแบบ

4.     ไม่มีวิธีการที่ดีที่สุดในการควบคุมการผลิต ระบบการวางแผนและการควบคุมการผลิตจะเหมือนกันในกรอบงาน หรือหน้าที่พื้นฐาน ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการทำให้องค์การบรรลุวัตถุประสงค์ต่างๆ ได้ ถึงแม้ว่ากรอบงานหรือหน้าที่พื้นฐานของระบบจะมีลักษณะเหมือนกัน แต่องค์การอาจมีปัจจัยรายละเอียดที่มีความสำคัญแตกต่างกันออกไป

การออกแบบประสิทธิภาพ

        การออกแบบ (Design) เป็นเทคนิควิธีการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอีกวิธีการหนึ่งซึ่งจะพิจารณาการทำงานร่วมกันระหว่างคนและเครื่องจักร จำเป็นอย่างยิ่งที่องค์การจะต้องศึกษาปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับการผลิตที่สำคัญ ได้แก่ การทำงานของพนักงาน การทำงานของเครื่องจักร และการทำงานของพนักงานที่ต้องทำงานกับเครื่องจักร

        คนงานและเครื่องจักรต่างต้องใช้แรงทำงานได้ แต่คนไม่สามารถใช้แรงมากๆ และนานเหมือนกับเครื่องจักรได้ วิธีการที่สำคัญก็คือ การใช้คนควบคุมการทำงานของเครื่องจักร โดยเฉพาะถ้างานนั้นเป็นงานที่ทำกันอยู่เป็นประจำก็ควรจะจัดให้มีการป้อนโปรแกรมเข้าไป เพื่อให้เครื่องจักรสามารถทำงานได้โดยอัตโนมัติ งานหลายประเภทที่ต้องอาศัยกระบวนการผลิตซ้ำแบบเดิม การใช้คนทำงานเหล่านี้จึงเป็นการสิ้นเปลืองการใช้ทรัพยากรมนุษย์อย่างยิ่ง องค์การควรที่จะนำเครื่องจักรเข้ามาช่วยในการทำงาน ซึ่งจะทำงานได้อย่างรวดเร็วและเป็นมาตรฐานกว่า จึงมักเกิดคำถามโดยทั่วไปว่า “ทำไมโรงงานจึงจ้างพนักงานทำงานมากกว่าที่จะใช้เครื่องจักรทำงาน” คำตอบจากองค์การส่วนมากคือ การจ้างคนถูกกว่าการซื้อเครื่องจักรและงานที่ต้องอาศัยความคิด คนจะทำได้ดีกว่าเครื่องจักร แม้แต่เครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีหน่วยความจำจำนวนมากก็ยังมีข้อจำกัด เพราะไม่สามารถคิดเพิ่มเติมได้ ดังนั้น งานที่ต้องอาศัยความคิดส่วนใหญ่องค์การจึงยังต้องอาศัยคน ทั้งนี้เป็นเพราะคนสามารถคิดและตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาที่พบได้อย่างมีเหตุผล แต่เครื่องจักรทำได้เพียงแค่การตอบสนองตามกฎและขั้นตอนที่ระบุไว้เท่านั้น

        อย่างไรก็ตาม แม้ว่าคนจะมีความสามารถในการคิดดัดแปลงได้ดีกว่าเครื่องจักร แต่ก็มีขอบเขตจำกัด ด้วยเหตุนี้องค์การจึงต้องอาศัยเครื่องคอมพิวเตอร์มาช่วยในการจัดเก็บข้อมูลที่มีจำนวนมาก และทำการประมวลผลได้อย่างถูกต้อง ช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ องค์การที่เกี่ยวข้องกับการผลิตหลายอย่างจำเป็นต้องอาศัยความคิดสร้างสรรค์ในการพัฒนารูปแบบ เช่น การออกแบบผลิตภัณฑ์ งานเหล่านี้เครื่องจักรไม่อาจทำงานแทนคนได้ องค์จึงต้องอาศัยคนที่มีความรู้ความสามารถทางการสร้างสรรค์งานในรูปแบบต่างๆ

        งานที่เกี่ยวกับการตรวจสอบจำเป็นต้องใช้ทั้งคนและเครื่องจักรร่วมกัน การวัดค่าและการควบคุมจึงจะให้ความแม่นยำและความต่อเนื่องของงานได้ดี เช่น การวิเคราะห์คุณสมบัติทางโลหะทำได้ทั้งคนและเครื่องจักร เครื่องจักรสามารถกำหนดความแตกต่างเชิงปริมาณในรูปแบบของความแม่นยำอย่างมีแบบแผน กำหนดความแตกต่างในลักษณะของมิติ แรงดัน อุณหภูมิ และการตอบสนองออกมาได้เร็ว แต่คนได้เปรียบในแง่ของการตัดสินใจ การเลือกสีและวัสดุ เป็นต้น ดังนั้น การออกแบบใดๆ องค์การจะต้องพิจารณาก่อนเสมอว่า “ต้องการงานแบบใด คนและเครื่องจักรจะทำงานต่างๆ เหล่านั้นได้ดีแค่ไหน” สิ่งที่สำคัญก็คือ องค์การจะต้องรู้ด้วยว่างานประเภทใดที่เหมาะสมกับเครื่องจักร และงานประเภทใดที่เหมาะกับคน สิ่งสำคัญอีกอย่างก็คือ การประเมินผลได้ว่าเครื่องจักรและคนสามารถทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด

        การออกแบบให้คนและเครื่องจักรทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ จึงมีความสำคัญมากในปัจจุบัน ผู้ออกแบบจำเป็นต้องมีข้อมูลพื้นฐานและมีการวิจัยที่จะกำหนดการทำงาน การเรียนรู้เกี่ยวกับการทำงานซึ่งมีความสำคัญต่อการออกแบบเครื่องจักรเช่นเดียวกัน เพื่อให้พนักงานและเครื่องจักรทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัย

การปรับปรุงการผลิตด้วยวงจร PDCA

        องค์การผู้ผลิตมีวิธีการเพิ่มผลผลิตได้หลายวิธี ทั้งแบบตะวันตกและแบบญี่ปุ่น ขึ้นอยู่กับลักษณะของการผลิต ถึงแม้ว่าจะมีเครื่องเทคโนโลยีต่างๆ เป็นปัจจัยสำคัญต่อการปรับปรุงการเพิ่มผลผลิต แต่ก็ไม่สามารถทำให้เกิดคุณภาพและประสิทธิภาพสูงสุดได้ถ้าปราศจากพนักงานที่มีคุณภาพและความรับผิดชอบ ดังนั้น เทคนิควิธีการปรับปรุงการเพิ่มผลผลิตที่องค์การ การผลิต นิยมใช้อย่างแพร่หลายก็คือ เทคนิควิธีการที่ทำให้พนักงานได้มีส่วนร่วม เป็นเทคนิควิธีการที่ใช้ในองค์การการผลิตของประเทศญี่ปุ่น ซึ่งองค์การการผลิตและบริการนำมาปรับใช้ในการเพิ่มผลผลิต ญี่ปุ่น เรียกว่า Kaizen Activity ที่รู้จักกันโดยทั่วไป ได้แก่ วงจร PDCA, 5 ส, ระบบข้อเสนอแนะ และกิจกรรมกลุ่มคุณภาพ เป็นต้น

        วงจร PDCA มีอีกชื่อเรียกว่า วงจรเดมมิง (Deming Cycle) หรือวงจรชิวฮาร์ท (Shewhart Circle) ชิวฮาร์ทเป็นผู้คิดวงจรนี้ขึ้น โดยมีเดมมิงเป็นคนเผยแพร่ให้รู้จักกันอย่างแพร่หลาย PDCA เป็นวงจรของการบริหารจัดการ เพื่อให้เกิดการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องที่มีความสัมพันธ์และเกี่ยวข้องกันดังนี้

P  =  Plan   หมายถึง การกำหนดวัตถุประสงค์ และการตั้งเป้าหมายขององค์การในการวางแผนการผลิตว่าจะผลิตอะไร และด้วยวิธีการใด เป็นต้น

        D  =  Do     หมายถึง การลงมือปฏิบัติตามแผนที่ได้กำหนดไว้

C  =  Check หมายถึง การตรวจสอบความก้าวหน้าผลการปฏิบัติงาน และการทบทวนข้อบกพร่องต่างๆ ว่าได้ผลตามที่กำหนดไว้หรือไม่

A  =  Action หมายถึง  หาแนวทางปรับปรุง แก้ไข และจัดทำมาตรฐานในส่วนที่ปฏิบัติได้ผลดี ตลอดจนการกำหนดแนวทางในการปรับปรุง

        การปฏิบัติงานทุกขั้นตอนของวงจร PDCA มีข้อควรพิจารณา คือ

1.      วงจร PDCA เป็นการริเริ่มสิ่งใหม่ๆ โดยเริ่มในขอบข่ายที่กำหนดก่อนที่จะนำไปปฏิบัติ ต้องมีการทบทวน แก้ไขข้อผิดพลาดจนกว่าจะได้ผลดีและเป็นที่ยอมรับขององค์การมาตรฐาน

2.     ต้องมีการติดต่อสื่อสารอย่างใกล้ชิด เพื่อจะได้รู้ถึงขั้นตอนการดำเนินงาน โดยเฉพาะระหว่างผู้วางแผนกับผู้ปฏิบัติ

3.     กำหนดเป้าหมายที่เหมาะสม องค์การจะต้องใช้ข้อมูลที่แท้จริงในการกำหนดเป้าหมาย จากนั้นจึงเป็นมาตรฐานการดำเนินงาน ซึ่งจะทำให้การปรับปรุงมีประสิทธิภาพและดำเนินการอย่างต่อเนื่อง

4.     การกำหนดเป้าหมายของแผนครั้งต่อไป ต้องพิจารณาจากปัจจัยแวดล้อมเป็นสำคัญ

PDCA มีลักษณะไม่ถึงกับสลับซับซ้อนมากนัก แต่ในการปฏิบัติงานจริงองค์การมักจะลงมือปฏิบัติโดยปราศจากการวางแผน และเมื่อลงมือปฏิบัติก็ไม่มีการตรวจสอบหรือประเมินผลการปฏิบัติงานที่ผ่านมา จึงทำให้ไม่มีการป้องกันแก้ไขหรือปรับปรุงการปฏิบัติงาน การดำเนินการ ถ้าไม่มีขั้นตอนตรวจสอบก็อาจจะต้องเริ่มต้นใหม่ทุกครั้งไป

การขับเคลื่อนวงจร PDCA องค์การไม่จำเป็นต้องเริ่มที่ P เสมอไปก็ได้ขึ้นอยู่กับลักษณะและการใช้งานของแต่ละขั้นตอน องค์การจะต้องวิเคราะห์ว่า ควรเริ่มที่ขั้นไหนจึงจะเหมาะสมกับสถานการณ์

ข้อเสนอแนะการปรับปรุงงาน     

ข้อเสนอแนะการปรับปรุงงาน (Suggestion) เป็นเทคนิควิธีการเพิ่มผลผลิตวิธีหนึ่งที่เปิดโอกาสให้พนักงานได้มีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็นปรับปรุงงานที่ทำอยู่ ช่วยให้การปฏิบัติงานในส่วนต่างๆ มีการพัฒนาและปรับปรุงให้ดีขึ้น ส่งผลให้องค์การสามารถปรับปรุงงานและทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ข้อเสนอแนะการปรับปรุงงาน เป็นการเปิดโอกาสให้พนักงานในหน่วยงานได้แสดงความคิดเห็นที่จะทำงานให้ดีขึ้น และยังเป็นวิธีการหนึ่งของการจูงใจ (Motivation) ซึ่งผู้บริหารหรือหัวหน้างานจะต้องทำการโน้วน้าวจิตใจของพนักงาน ให้ประสานสามัคคีร่วมกันนำองค์การไปสู่เป้าหมายที่กำหนด การสร้างความรู้สึกให้พนักงานเป็นส่วนหนึ่งขององค์การ จึงมีส่วนช่วยแก้ไขและปรับปรุงการดำเนินงานขององค์การ โดยถือเป็นหน้าที่ของพนักงานทุกคนที่จะต้องร่วมมือกันปรับปรุงการเพิ่มผลผลิตให้สูงขึ้น เรียกว่า “ระบบบริหารแบบล่างขึ้นสู่บน” วิธีการนี้เริ่มนำมาใช้ในประเทศไทย ถือเป็นปัจจัยพื้นฐานอีกประการหนึ่งของการเพิ่มผลผลิต ซึ่งเป็นการระดมความคิดเพื่อการพัฒนาคุณภาพและการเพิ่มผลผลิตโดยบุคคลและกลุ่ม

จุดมุ่งหมายของระบบข้อเสนอแนะ มีดังนี้

1.      เพื่อให้พนักงานได้มีส่วนร่วมแสดงความคิดเห็นในการปรับปรุงการทำงาน

2.     เพื่อส่งเสริมให้พนักงานมีความคิดริเริ่ม การพัฒนาปรับปรุงให้หน่วยงานได้มีการเพิ่มผลผลิตสูงขึ้น

3.     เพื่อให้พนักงานมีความพอใจในการทำงาน และแก้ไขปัญหาการปรับปรุงงานของตนเองที่ปฏิบัติอยู่แล้วให้ดีขึ้น เช่น

        3.1   การปรับปรุงวิธีการปฏิบัติงาน กระบวนการผลิต และลดเวลาการปฏิบัติงาน

          3.2   การปรับปรุงการใช้งานของอุปกรณ์ เครื่องมือ เครื่องจักรต่างๆ

          3.3   การประหยัดพัสดุ และค่าใช้จ่ายต่างๆ ในการปรับปรุงคุณภาพ

          3.4   การเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินการทางธุรกิจ

      3.5   การปรับปรุงสภาพการทำงานด้านความปลอดภัยและสิ่งแวดล้อม

ข้อเสนอแนะเหล่านี้อาจได้รับการกรอกในแบบฟอร์ม และส่งมายังคณะกรรมการโดยผ่านทางหัวหน้างาน ข้อเสนอแนะที่ผ่านการพิจารณาตามหลักเกณฑ์ดังกล่าวจะถูกนำไปปฏิบัติ

การบริหารคุณภาพทั่วทั้งองค์การ

        หลักการบริหารคุณภาพทั่วทั้งองค์การ Total Quality Management : TQM ของสหรัฐ อเมริกา จะมีลักษณะคล้ายกับ Total Quality Control : TQC ของ ดร.ไฟเกนบาวน์ และ Company – Wide Quality Control : CWQC หรือ Total Quality Control : TQC แบบญี่ปุ่น เป็นแนวคิดในการทำงานที่มุ่งเน้นให้พนักงานทุกระดับภายในองค์การได้มีส่วนร่วม ตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงจนถึงพนักงานระดับปฏิบัติการ โดยกำหนดเป้าหมายของการพัฒนากลุ่มคุณภาพทั้งองค์การให้มีจิตสำนึกด้านคุณภาพ โดยมีวัตถุประสงค์ดังนี้

    §  เพื่อสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า

 §  เพื่อความเจริญเติบโตและความก้าวหน้าขององค์การ ภายใต้สภาวการณ์แข่งขัน

   §  เพื่อการพัฒนาและปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่องในทุกกิจกรรมขององค์การ

    §  เพื่อยกระดับคุณภาพชีวิตของพนักงานให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง

  §  เพื่อรักษาผลประโยชน์ของผู้ถือหุ้น และแสดงความรับผิดชอบต่อสังคมและสิ่งแวดล้อม

การปรับปรุงผลิตภัณฑ์สินค้าและบริการให้มีคุณภาพอย่างต่อเนื่อง ตามระบบ TQM มีองค์ประกอบที่สำคัญดังนี้

1.      การวางแผนที่ดี (Planning) องค์การต้องกำหนดเป้าหมายและนโยบายของการพัฒนาคุณภาพโดยส่วนรวม มิใช่กลุ่มใดกลุ่มหนึ่งโดยเฉพาะ

2.     ยึดหลักความพึงพอใจของลูกค้า (Customer Satisfaction) องค์การต้องคำนึงอยู่เสมอว่า การผลิตและบริการก็เพื่อสนองความต้องการของลูกค้า จำเป็นที่จะต้องยึดถือคติที่ว่า “ลูกค้าต้องเป็นฝ่ายที่ถูกเสมอ”

3.     การนำนโยบายไปสู่การปฏิบัติ (Policy Management) องค์การจะต้องส่งเสริมและแจ้งให้สมาชิกทราบ และนำนโยบายไปสู่การปฏิบัติในทุกระดับขององค์การ

4.     การจัดระบบการประสานงานที่ดี (Functional Management) องค์การจะต้องส่งเสริมและสนับสนุนให้สมาชิกทำงานเป็นทีม ให้ความไว้วางใจซึ่งกันและกัน โดยการป้องกันมิให้ปัญหาความขัดแย้งเกิดขึ้นได้ภายในองค์การ

5.     การบริหารองค์การ มุ่งเน้นตามวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน (Management by Objective)

6.     การสร้างกลไกระบบประกันคุณภาพขององค์การ (Quality Assurance) ประกอบด้วย

            6.1 การควบคุมการตรวจสอบการทำงานที่ผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นเป็นประจำ (Inspection and Correction)

 6.2การป้องกันแก้ไขสาเหตุของความผิดพลาดมิให้เกิดซ้ำบ่อยๆ (Prevention Against Recurrence)

         6.3การพัฒนาวิธีการผลิตให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น (New Product)

7.      องค์การกำหนดให้สมาชิกทุกคนสังกัดกลุ่มคุณภาพ (QC) และร่วมสร้างผลงานกลุ่มคุณภาพที่ตนสังกัด ให้สอดคล้องกับเป้าหมายและนโยบายขององค์การ โดยสร้างจิตสำนึกทุกคนให้ตระหนักว่า การพัฒนาคุณภาพเป็นหน้าที่ของทุกๆ คน

การดำเนินการควบคุมคุณภาพทั่วทั้งองค์การ สามารถที่จะนำเอาวิชาสถิติมาใช้ในการควบคุมคุณภาพได้ จึงอาจเรียกอีกชื่อหนึ่งว่า “การควบคุมคุณภาพโดยอาศัยสถิติ” (Statistical Quality Control : SQC) ซึ่งจะทำให้คุณภาพของสินค้าหรือบริการขององค์การดีขึ้น และมีต้นทุนที่ใช้ในการผลิตต่ำ เกิดความร่วมมือร่วมใจในการทำงานระหว่างกลุ่มพนักงานมากขึ้น ดังนั้น การควบคุมคุณภาพทั่วทั้งองค์การ จึงเป็นวิธีการหนึ่งที่จะเพิ่มผลผลิตให้กับองค์การ โดยให้พนักงานเข้ามีส่วนร่วมในการพัฒนาปรับปรุงคุณภาพการเพิ่มผลผลิต

ปัญหาการบริหารการผลิต

        การผลิตขององค์การ ส่วนมากมักจะไม่อาจควบคุมการผลิตให้เป็นไปตามแผน ซึ่งจะแสดงให้เห็นถึงความบกพร่องในการบริหารการผลิต องค์การที่ประสบกับความล้มเหลวมักจะเกิดจากการขาดความเข้าใจในกระบวนการผลิต (Production Process) และขาดการจัดการอย่างเหมาะสม ปัญหาการบริหารการผลิตแบ่งออกได้เป็น

1.      ปัญหาของลูกค้า องค์การจะต้องสามารถสนองตอบต่อความต้องการของลูกค้าได้ทั้งภายในและภายนอกองค์การ คำกล่าวที่ว่า “ลูกค้าเป็นฝ่ายถูกเสมอ” จะเป็นจริงเมื่อลูกค้าได้ซื้อสินค้านั้นๆ ปัญหาของลูกค้าที่พบส่วนใหญ่ ได้แก่

   1.1  องค์การขายสินค้าในราคาที่สูงกว่าต้นทุนมากเกินความเป็นจริงโดยเฉพาะปัจจุบันที่มุ่งเน้นการขายตรง

 1.2 คุณสมบัติของสินค้าไม่ตรงกับความต้องการหรือการใช้งานของลูกค้า

    1.3 คุณภาพของสินค้าไม่ตรงตามรายละเอียดที่แจ้งไว้

    1.4 สินค้าซ่อมแซมได้ยากเนื่องจากขาดแคลนอุปกรณ์

จากปัญหาข้างต้นที่เกิดขึ้นนั้น มิใช่เกิดจากองค์การผู้ผลิตทั้งหมด บางครั้งอาจเกิดจากตัวลูกค้าเองก็ได้ เนื่องจาก

   §  ลูกค้าไม่เข้าใจถึงความต้องการที่แท้จริงของตนเอง

   §  ลูกค้าอาจเปลี่ยนแปลงเวลาที่นัดส่งสินค้า และปริมาณสินค้า

   §  ลูกค้าชอบความหลากหลายและชอบซื้อสินค้าราคาถูก

   §  ลูกค้าต้องการเฉพาะสินค้าแบบใหม่ล่าสุด

2.     ปัญหาของฝ่ายจัดซื้อ  วัตถุดิบเป็นสิ่งสำคัญต่อการผลิตที่จะต้องจัดหาให้สอดคล้องกับกระบวนการผลิต ปัญหาของฝ่ายจัดซื้อ ได้แก่

    2.1 สัญญาการส่งวัตถุดิบของผู้ส่งมอบไม่น่าเชื่อถือ

  2.2 การสั่งซื้อ ถ้าไม่เร่งรีบ ผู้ส่งมอบอาจส่งมอบสินค้าช้ากว่ากำหนด ทำให้องค์การได้ของช้า

    2.3 วัตถุดิบที่ส่งมอบมีข้อบกพร่องหรือมีตำหนิ

   2.4 ผู้ส่งมอบมักจะไม่ยอมให้ปรับเปลี่ยนรายการวัตถุดิบ ยกเว้นการขึ้นราคา

    2.5 ฝ่ายจัดซื้ออาจมีเวลาน้อยไม่อาจจัดหาแหล่งวัตถุดิบที่ดีกว่า

3.     ปัญหาของฝ่ายผลิต  การผลิตมีขั้นตอนกระบวนการที่สลับซับซ้อน ปัญหาสำคัญของฝ่ายผลิต ได้แก่

  3.1 การกำหนดแผนงานและการจัดสรรงบประมาณไม่ตรงกับความเป็นจริง

  3.2 การออกแบบสินค้าและผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ ได้ล่าช้า และการสร้างตามการออกแบบเป็นไปได้ยาก

 3.3 การเปลี่ยนแบบสินค้าและผลิตภัณฑ์ทำให้วัสดุต่างๆ ขาดความทันสมัย และต้องทำการผลิตใหม่จำนวนมากขึ้น

  3.4 การบันทึกข้อมูลการผลิตอาจมีความผิดพลาด

  3.5 การใช้เครื่องจักรในภาวะวิกฤต เครื่องจักรต้องทำงานมากเกินกำลัง

  3.6เครื่องจักรและอุปกรณ์มักเสียหายเมื่อมีความจำเป็นต้องใช้งาน

  3.7 การผลิตเมื่อเกิดของเสีย งานที่ต้องทำใหม่จะมากขึ้น โดยเฉพาะในเวลาที่เร่งรีบ

  3.8 วัตถุดิบที่ใช้ผลิต คุณภาพไม่ดีหรือไม่ได้ตามมาตรฐานกำหนด

 3.9ความต้องการสินค้าหรือผลิตภัณฑ์ที่แท้จริงจะสูงหรือต่ำกว่าที่องค์การได้คาดการณ์ไว้

    3 .10  พนักงานขาดทักษะในการทำงาน

  3.11   การดำเนินงานต่างๆ ที่องค์การมิได้คาดหมายไว้ล่วงหน้า จะเป็นการเพิ่มต้นทุนขององค์การทั้งสิ้น

ฝ่ายผลิตจึงนับได้ว่ามีความสำคัญมากต่อองค์การ เนื่องจากเป็นหน่วยงานที่มีสินทรัพย์ (Asset) ด้านเครื่องจักร เครื่องมือ ที่ต้องใช้เงินทุนและบุคลากรมากที่สุด ดังนั้น องค์การจำเป็นที่จะต้องดูแลและให้ความสำคัญต่อทุกฝ่ายของระบบการผลิต