บทที่ 2 การบริหารงานคุณภาพ

แนวคิด

การบริหารงาน เป็นกระบวนการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์การ ประกอบด้วย นโยบายและวุตถุประสงค์เชิงคุณภาพ การจัดการด้านโครงสร้าง หน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละฝ่ายที่เอื้ออำนวยต่อการทำงาน โดยมีเป้าหมายให้เกิดคุณภาพตรงกับความต้องการของลูกค้า ซึ่งมีความสัมพันอย่างยิ่งกับต้นทุนการผลิต การลดต้นทุนอย่างถูกวิธีจึงถูกนำมาใช้ในการบริหารงานคุณภาพเพื่อความได้เปรียบขององค์การที่สร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าด้วยสินค้าที่มีคุณภาพ ซึ่งจะนำมาสู่ความมั่นคงขององค์การในที่สุด

สาระการเรียนรู้

      1.      ความหมายของการบริหาร

      2.      องค์ประกอบของการบริหาร

      3.      กระบวนการบริหาร

      4.      องค์การคุณภาพ

      5.      ต้นทุนคุณภาพ

      6.      ประเภทต้นทุนคุณภาพ

ผลการเรียนรู้ที่คาดหวัง

      1.      อธิบายความหมายของการบริหารได้

      2.      อธิบายองค์ประกอบของการบริหารได้

      3.      อธิบายกระบวนการบริหารได้

      4.      อธิบายองค์การบริหารได้

      5.      อธิบายต้นทุนคุณภาพได้

      6.      อธิบายประเภทและแนวทางการลดต้นทุนได้

      7.      วิเคราะห์ เลือใช้แนวทางการลดต้นทุนได้

ความหมายของการบริหาร

มีสองคำที่ใช้ในความหมายเดียวกัน คือ คำว่า การบริหาร (Administration) และการจัดการ (Management) การบริหาร ใช้ในการบริหารระดับสูง หน้าที่เน้นหนักที่การกำหนดนโยบายที่สำคัญและการกำหนดแผนไปสู่การปฏิบัติ (Implementation) เป็นคำที่นิยมใช้ในการบริหารรัฐกิจ (Public administration) เน้นการดำเนินงานให้เป็นไปตามนโยบาย (แผนที่ได้วางไว้) นิยมใช้สำหรับการจัดการธุรกิจ

นอกจากนั้นได้มีผู้ให้คำนิยามหรือความหมายของคำว่า การบริหารไว้ ดังนี้

การบริหาร คือ ศิลปะในการทำให้สิ่งต่างๆ ได้รับการกระทำจนเป็นผลสำเร็จ

การบริหาร คือ กระบวนการทางสังคมซึ่งพิจารณาได้เป็น 3 ทาง คือ

1. ทางโครงสร้าง เป็นความสำพันธ์ระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชาตามลำดับ

ขั้นตอนของสายการบังคัญบัญชา

2. ทางหน้าที่ เป็นขั้นตอนของหน่วยงานที่ระบุหน้าที่ บทบาท ความรับผิดชอบ และ

เครื่องอำนวยความสะดวกต่างๆ เพื่อให้สำเร็จตามเป้าหมาย

3. ทางปฏิบัติการ เป็นกระบวนการบริหารดำเนินการในสถานการณ์ที่บุคลต่อบุคคลกำลัง

มีปฏิสัมพันธ์หรือร่วมทำปฏิกิริยาเกี่ยวข้องซึ่งกันและกัน

การบริหาร คือการดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ โดยอาศัยคน เงิน วัตถุ

สิ่งของเป็นปัจจัยในการบฏิบัติงาน

กล่าวโดยสรุป การบริหาร คือ กระบวนการทางสังคมของบุคคลที่ทำหน้าที่การวางแผน

การจัดองค์การ จัดคนเข้าทำงาน สั่งการ และควบคุมการทำงานให้กิจกรรมขององค์การดำเนินงาน

ไปตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้อย่างมีประสิทธิภาพบนพื้นฐานปัจจัยในการผลิต

องค์ประกอบของการบริหาร (Management Componฟent)

การบริหารงานทั้งภาคอุตสาหกรรมการผลิตและการบริการ จำเป้นต้องใช้ปัจจัยและทรัพยากรพื้นฐาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในภาคอุตสาหกรรมการผลิตการบริหารจะมีประสิทธิภาพ และเกิดประสิทธิผลมากน้อยเพียงใดขึ้นอยู่กับองค์ประกอบ 3 ประการ คือ

1. เป้าหมาย(Goal) หรือวัตถุประสงค์ที่แน่นอนในการบริหารองค์การ ผู้บริหารจะต้องมีการกำหนด

ทิศทางหรือวัตถุประสงค์ของการทำงานได้อย่างชัดเจน

2. ปัจจัยการบริหาร (Factor of Management) ที่สำคัญได้แก่

 1. คน (Man)

2. เงิน ( Money)

3. วัสดุ (Material)

4. เทคนิควิธี ( Method)

5. เครื่องจักร (Machine)

ปัจจัยการบริหารต้องคำนึงถึงผลหลายๆ ด้านดังนั้นนักบริหารจึงให้ความสำคัญกับการตลาด(Marketing) และถือว่าเป็นปัจจัยการบริหารอีกตัวหนึ่งก็ได้

3. ลักษณะของการบริหาร (Management Style) การบริหารเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ที่ผู้บริหารจะต้องนำมาประยุกต์ใช้ในการบริหารให้เกิดประสิทธิผลสูงสุดต่อองค์การ

กระบวนการบริหาร

ลูเธอร์ กลูวิลค์ ( Luther Gulick ) ได้จำแนกหน้าที่ของการบริหาร(Function of management) ที่เรียกว่า การบริหารแบบ Posdcore Model มีรายละเอียดดังนี้

                P = Planning การวางแผน หมายถึง การจัดวางโครงการและแผนการปฎิบัติงานขององค์การไว้ล่วงหน้าว่าจะต้องทำอะไรบ้างและทำอย่างไร เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้

               O = Organizing การจัดองค์การ หมายถึง การกำหนดโครงสร้างขององค์การ การแบ่งส่วนงาน การจัดสายงาน การกำหนดตำแหน่งและหน้าที่ของงานต่างๆ อย่างชัดเจน

               S = Staffing การจัดตัวบุคคล หมายถึง การบริหารงานบุคคลในด้านต่างๆ ขององค์การ ได้แก่ การวิเคราะห์อัตรากำลัง การจัดอัตรากำลัง การสรรหา การพัฒนาบุคคล การบำรุงรักษาบุคคลให้มีประสิทธิภาพ

               D = Directing การอำนวยการ หมายถึง การวินิจฉัยสั่งการของผู้บริหารองค์การ ในการตัดสินใจ  การควบคุมบังคับบัญชาและควบคุมการปฎิบัติงาน

               Co = Co-ordinating การประสานงาน หมายถึง การติดต่อประสานงานที่เชื่อมโยงงานของทุกคน ทุกฝ่ายทั้งภายในและภายนอก เพื่อให้งานดำเนินไปสู่เป้าหมายที่กำหนดไว้

               R = Reporting การรายงาน หมายถึง การรายงานผลการปฎิบัติงานของหน่วยงานให้ผู้บริหารและสมาชิกขององค์การได้ทราบความเคลื่อนไหวและความเป็นไปของหน่วยงาน

               B = Budgeting การงบประมาณ หมายถึง การจัดทำงบประมาณ การทำบัญชี การใช้จ่ายเงินและการควบคุมตรวจสอบด้านการเงินและทรัพย์สินขององค์การ

องค์การคุณภาพ

องค์การคุณภาพเกิดจากการปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่อง สมาชิกทุกคนขององค์การเลือกรับเอาคุณภาพเป็นส่วนหนึ่งของงานและเป็นวัฒนธรรมขององค์การด้วย ถึงแม้ว่าองค์การยังไม่มีปัญหา ธุรกิจจะดำเนินไปด้วยดีและความผิดพลาดมีน้อยก็ตามแต่องค์การก็ต้องคำนึงถึงคุณภาพและจะต้องพัฒนาให้ดีขึ้นมากกว่าคู่แข่งขัน สิ่งที่ผลักดันให้ทุกองค์การต้องเข้าสู่คุณภาพ คือ

1. ความพึงพอใจของลูกค้า (Customer Satisfaction) ลูกค้าเป็นผู้ที่มีอำนาจการซื้อและมีอิสระในการเลือกสินค้าและบริการจากผู้ผลิตหรือผู้ขายรายใดรายก็ได้ ปัจจุบันข่าวสาร ข้อมูลมีการเผยแพร่อย่างกว้างขวาง ลูกค้ามีรสนิยมและความทันสมัยมากขึ้น การผลิตสินค้าที่ด้อยคุณภาพก็เสื่อมสภาพความต้องการอย่างรวดเร็ว ดังนั้นลูกค้าจึงเป็นผู้กำหนดการผลิตขององค์การที่จะต้องผลิตสินค้าที่มีคุณภาพตอบสนองความต้องการของลูกค้า ไม่ใช่บริษทของผู้ผลิตเป็นผู้ตัดสินใจได้อีกต่อไปสินค้าที่คุณภาพลูกค้าจะเป็นผู้ชี้ขาด ความพอใจของลูกค้า คือ เหตุผลที่ทำให้ลูกค้าเลือกซื้อหรือใช้บริการ ถ้าองค์การไม่สามารถผลิตสินค้าที่ตรงตามความต้องการของลูกค้า องค์การก็ขายสินค้าหรือบริการนั้นไม่ได้

2. ลดต้นทุน ( Cost Reduction ) การลดต้นทุนการผลิตซึ่งจะเห็นได้ชัดเจนและรวดเร็วนั้น คือการลดการสูญเสียต่างๆ ในกระบวนการผลิต ถ้าองค์การผู้ผลิต ผลิตแต่สินค้าที่มีคุณภาพโดยที่ไม่มีของเสียก็จะทำให้การผลิตต่ำและไม่ต้องมีการแก้ไขงาน( Rework ) หรือสูญเสียวัตถุดิบไปในการผลิต การผลิตสินค้าและการบริการจึงควรทำให้ถูกต้องตั้งแต่แรกหรือที่เรียกว่า “ Do it Right Firth Time “ การผลิตสินค้าที่มีข้อบกพร่องไม่ได้คุณภาพ ผลก็คือ

2.1 เสียเวลาและแรงงานที่ใช้ไปในการผลิต ทำให้สูญเสียต้นทุน

2.2 เสียเวลาและแรงงานในการแก้ไขสินค้าและผลิตภัณฑ์ ที่ต้องนำมาแก้ไขใหม่โดยไม่จำเป็น                     ทำให้ค่าใช้จ่ายสูงขึ้น

2.3 การผลิตสินค้าที่ไม่ได้ขนาดตามต้องการ จะต้องนำกลับเข้ากระบวนการการผลิตใหม่อีกครั้ง

2.4 สินค้ามีตำนิ ถ้านำไปขายจะขายไม่ได้ราคาและถ้าขายโดยขาดการชี้แจ้งจะทำให้ลูกค้าขาด                     ความเชื่อถือ

2.5 เสียค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบสินค้าที่มีข้อบกพร่อง ถ้าส่งมอบให้ลูกค้าจะส่งผลให้

                   - ลูกค้าไม่พอใจสินค้า อาจขอเปลี่ยนหรือแจ้งให้ทำการแก้ไข สิ่งเหล่านี้ก่อให้เกิดค่าใช้จ่าย

          และต้นทุนทั้งสิ้น

                   - ลูกค้าขาดความเชื่อถือและอาจเป็นสาเหตุทำให้เปลี่ยนไปซื้อสินค้าจากผู้ผลิตรายอื่น

3. คู่แข่ง ( Compotitor ) นโยบายของรัฐที่เปิดให้ธุรกิจมีการแข่งขันกันอย่างเสรี ทำให้ไม่อาจปิดกั้นการมีคู่แข่งได้คู่แข่งไม่เพียงแต่จะเพิ่มมากขึ้นเท่านั้นแต่ยังได้ปรับปรุงกระบวนการผลิตของตนเองอีกด้วย ดังนั้นสภาพการแข่งขันจึงไม่อาจหลีกเลี่ยงได้ ลูกค้าจะยอมจ่ายเพื่อสิ่งที่ดีและพอใจโดยไม่จำเป็นจะต้องราคาถูก

ข้อสังเกตุ

- สินค้าที่ราคาเท่ากัน ลูกค้าจะเลือกสิ่งที่สนองตอบความต้องการได้มากกว่า

- สินค้าที่ราคาต่างกัน ถ้าลูกค้าเชื่อว่าสินค้านั้นมีคุณภาพดีกว่า ลูกค้าจะไม่รู้สึกว่าสินค้าที่ราคาสูงนั้น  แพงกว่า

4. วิกฤตการณ์ (Crisis) การสร้างองค์การที่คุณภาพ จะต้องเริ่มจากผู้บริหารระดับสูงกำหนดนโยบายอย่างชัดเจน จากนั้นจึงจัดลำดับสายงานความรับผิดชอบ จนถึงผู้ปฎิบัติงานระดับล่างเพื่อสร้างวัฒนธรรมทางคุณภาพให้เกิดทั่วทั้งองค์การ องค์การที่มีคุณภาพ จะมีระบบบริหารงานที่มีการป้องกันมากกว่าการแก้ไข องค์การจึงสามารถปรับสถานการณ์หรือจัดการกับวิกฤตการณ์ต่างๆ ได้ เนื่องจากมีการป้องกันและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ต้นทุนคุณภาพ

ต้นทุนคุณภาพ ( Cost ) หมายถึง ค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่องค์การได้จ่ายไปเพื่อดำเนินการผลิตสินค้าหรือบริการ ตลอดจนภาระต่างๆ ภายหลังจากการขายสินค้าให้กับลูกค้าตามข้อตกลง ต้นทุนจะเริ่มเกิดขึ้นตั้งแต่ขั้นตอนของการออกแบบผลิตภัณฑ์ กระบวนการผลิต จัดเก็บ ขนส่ง จนกระทั้งส่งมอบให้กับลูกค้า ดังนั้น ต้นทุนในที่นี้จึงหมายถึงต้นทุนการดำเนินการ (Operating) ที่เกี่ยวข้องกับทุกๆขั้นตอนในการปฏิบัติงาน ซึ่งประกอบด้วย

1. ต้นทุนวัตถุดิบ หมายถึง ค่าวัตถุดิบที่องค์การจัดซื้อมาจากหน่วยงานภายนอก เพื่อนำมาผลิตเป็น

สินค้าหรือบริการ ตลอดจนค่าวัสดุต่างๆ ที่จำเป็นจะต้องใช้ในการผลิต

2. ต้นทุนของเครื่องจักร หมายถึง ต้นทุนการทำงานของเครื่องจักรเพื่อทำการผลิตผลิตภัณฑ์ ได้แก่

ค่าพลังงานและเชื่อเพลิงที่ใช้ในการขับเครื่องจักร ตลอดจนค่าซ่อมบำรุงรักษาเครื่องจักร

3. ต้นทุงแรงงาน หมายถึง ค่าจ้างพลังงานในสายการผลิตและเพื่อมาทำหน้าที่ต่างๆ เช่น การตรวจสอบคุณภาพสินค้า การวางแผนการผลิต เป็นต้น

การดำเนินธุรกิจสิ่งที่ผู้ประกอบการและพนักงานที่อยู่ในองค์การการผลิตคาดหวังว่าจะได้รับผลตอบแทนการดำเนินงานก็คือ “กำไร” เพราะกำไรที่จะได้นำไปลงทุนในด้านต่างๆ ขององค์การ เช่น

การปรับปรุงอาคารสถานที่ทำงาน ระบบการผลิต รวมทั้งการเพิ่มสวัสดิการให้แก่พนักงาน ตลอดจนเงินปันผลให้แก่ผู้ถือหุ้น ฯลฯ

การดำเนินการขององค์การไม่มีกำไรจากการทำธุรกิจแล้ว ทั้งผู้ประกอบการและสำนักงานจะได้รับผลกระทบโดยตรง กำไรจึงมีความสัมพันธ์กับราคาขายและต้นทุน การบริหารการผลิตจึงมีความสัมคัญอย่างมาก สมการพื้นฐานของต้นทุนและกำไร สามารถสร้างได้ ดังนี้

ต้นทุน + กำไร = ราคาขาย--------------------(1) 

ราคาขาย - ต้นทุน = กำไร-------------------------(2) 

ถ้าพิจารณาความถูกต้องทางคณิตศาตร์แล้ว สองสมการข้างต้นจะไม่แตกต่างกันเลย แต่ในความหมายด้านการบริหารด้านการผลิตแล้ว แต่ละสมการจะให้แนวคิดที่แตกต่างกันมาก

ต้นทุน + กำไร = ราคาขาย 

ราคาขายสินค้าหรือผลิตภัณฑ์จากสมการนี้ จะถูกกำหนดขึ้นโดยการนำต้นทุนทั้งหมดของการผลิตบวกกำไรที่ต้องการ วิธีการตั้งราคาขายเช่นนี้เรียกว่า Cost-Pluse Method วิธีการนี้จะต้องรู้หรือประมาณการต้นทุนเพื่อการผลิตให้ได้ก่อน ปัจจุบันมักเรียกวิธีนี้ว่า การตั้งราคาแบบ โปรดักด์เอาต์ (Product-Out Pricing)    ซึ่งเป็นแนวความคิดที่พยายามจะยัดเยียดสินค้าให้แก่ผู้ซื้อตามความต้องการของผู้ผลิต

 ราคาขาย - ต้นทุน = กำไร 

องค์การจะคำนึงถึงราคาขายเป็นอันดับแรก เนื่องจากราคาขายจะคงที่และถูกกำหนดโดยภาวะการตลาดหรือคู่แข่ง กำไรของกิจการจะเกิดขึ้นจากส่วนต่างๆจากราคาขายหักด้วยต้นทุนทั้งหมด กำไรที่จะได้รับจะมากหรือน้อยจึงขึ้นอยู่กับต้นทุน ถ้าต้นทุนสูง กำไรที่ได้จะลดน้อยลง ดังนั้น เมื่อต้องการให้มีกำไรมากขึ้น ผู้บริหารจึงต้องหาวิธีการลดต้นทุนให้ต่ำลง และเพิ่มผลผลิตให้ได้มากขึ้น การลดต้นทุนการผลิตให้ต่ำ หรือให้ต้นทุนคงที่นั้น ผู้บริหารจะต้องตัดสินใจเกี่ยวกับวัตถุดิบที่จะใช้ผลิต วิธีการผลิตและจำนวนพนักงานที่จะต้องใช้แนวคิดตามสมาการนี้ เป็นการนำเอาความต้องการทางการตลาดเป็นจุดเริ่มต้น เรียกว่า การตั้งราคาแบบมาร์เก็ดอิน (Market-In Pricing) เป็นแนวความคิดที่จะผลิตสินค้าโดยคำนึงถึงความต้องการของผู้ซื้อเป็นเกณฑ์

วิธีในการเพิ่มกำไรหรือคงระดับกำไรไว้จะทำได้ 2 วิธี คือ การเพิ่มราคาขายให้สูงขึ้น และการลดต้นทุนลงให้ต่ำลง

1. การเพิ่มราคาขายให้สูงขึ้น ผู้ประกอบการจะต้องทำการศึกษาและวิเคราะห์ถึงผลที่จะตามมาให้รอบคอบเสียก่อนที่จะทำการขึ้นราคาขาย เพราะถ้าราคาขายต่อหน่วยสูงขึ้น แต่ทำให้ยอดขายลดลง ลูกค้าเปลี่ยนไปซื้อสินค้าจากผู้ผลิตรายอื่นที่ผลิตสินค้าที่มีคุณภาพเท่าเทียมกัน แต่ขายสินค้าในราคาที่ต่ำกว่า กำไรต่อหน่วยที่เพิ่มขึ้นจะทำให้ผลกำไรรวมสูงขึ้นไปด้วยหรือไม่เพราะ

กำไรรวม = กำไรต่อหน่วย × ยอดขาย

ตัวอย่าง เดิมองค์การขายสินค้าในราคา 8 บาท/ชิ้น โดยที่ต้นทุนของสินค้า 5 บาท/ชิ้น และมียอดเป็น 5,000

ชิ้น/สัปดาห์ ต่อมาบริษัทเพิ่มราคาขายเป็น 10 บาท/ชิ้น โดยที่ต้นทุนยังคงที่ แต่มียอดขายเพียง 2,500 

ชิ้น/สัปดาห์ สามารถเปรียบเทียบกำไรขององค์การได้ดังนี้

ก่อนชึ้นราคา กำไร/ชิ้น เป็น 8 – 5 = 3 บาท

กำไรรวม เป็น 5,000 × 3 = 15,000 บาท/สัปดาห์

หลังขึ้นราคา กำไร/ชิ้น เป็น 10 -5 = 5 บาท

กำไรรวม เป็น 5 × 2,500 = 12,500 บาท/สัปดาห์

แสดงให้เห็นว่า การที่ขึ้นราคาสินค้าโดยการขาดการวิเคราะห์อย่างรอบคอบแล้วนอกจากผลกำไร

จะไม่เพิ่มขึ้นตามที่ต้องการแล้ว ยังทำให้กำไรรวมลดลงอีกด้วย

1. การลดต้นทุนให้ต่ำลง วิธีการนี้เหมาะที่จะใช้ได้ในทุกสถานะการณ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่มีการแข่งขันในทุกวันนี้ และทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัด ทุกองค์การจำเป็นที่จะต้องช่วยกันประหยัดอนุรักษ์ทรัพยากรต่างๆ โดยการใช่อย่างคุ้มค่า การลดต้นทุนมีหลายแนวทาง ที่สำคัญองค์การจะต้องคำนึงถึง

คุณภาพควบคู่ไปกับการลดต้นทุนด้วย มิฉะนั้นอาจจะทำให้เกิดปัญหาต่างๆ ขึ้นในกระบวนการผลิต เช่น การลดต้นทุนวัตถุดิบโดยการซื้อวัตถุดิยราคาถูกโดยไม่คำนึงถึงคุณภาพของวัตถุดิบ ถ้าวัตถุดิบมีคุณภาพต่ำเมื่อนำมาผ่านกระบวนการผลิตอาจทำให้เกิดของเสีย ทำให้ต้นททุนวัตถุดิบ เวลา แรงงาน การใช้เครื่องจักรเพื่อทำการผลิตในส่วนนั้นสูญเสียไปโดยเปล่าประโยชน์ นอกจากนั้นยังต้องเสียเวลาและแรงงานในการแยกและการแก้ไขชิ้นงานอีกด้วย

ประโยชน์ที่องค์การได้รับจากการลดต้นทุน

1. เพิ่มความสามารถในการแข่งขันให้กับหน่วยงาน

2. ปรับปรุงประสิทฺภาพและประสิทธิผลการผลิต

3. ลดการใช้ทรัพยากรลงได้จากการควบคุมที่มีคุณภาพ

4. ลูกค้าสามารถซื้อสินค้า ผลิตภัณฑ์ และบริการที่มีคุณภาพดี ราคาถูก

ประเภทต้นทุนคุณภาพ

ต้นทุนคุณภาพ (Cost of Quality) หมายถึง ต้นทุนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการบำรุงรักษาคุณภาพของสินค้าและบริการ แบ่งต้นทุนคุณภาพออกเป็น 3 ชนิดดังนี้

1. ต้นทุนการป้องกัน (Cost of Prevention ) หมายถึง ต้นทุนในการบริหารคุณภาพ กระบวนการ วิจัยข้อมูลคุณภาพ การฝึกอบรม เป็นต้น

2. ต้นทุนการประเมิน (Cost of Inspection ) หมายถึง ต้นทุนในการตรวจอบ การสอบเทียบและต้นทุนการบำรุงรักษาอุปกรณ์ตรวจสอบ การทดสอบการผลิต ต้นทุนการทดสอบพิเศษและต้นทุนการตรวจสอบติดตามคุณภาพ

3. ต้นทุนความล้มเหลว ( Cost of Failure ) แบ่งออกเป็น

                   3.1 ต้นทุนความล้มเหลวภายในองค์การ ได้แก่ ต้นทุนของเสีย การทำงานซ้ำในกระบวนการผลิตการทำงานซ้ำงานอื่นๆ และต้นทุนการปฎิบัติการแก้ไข

                   3.2 ต้นทุนความล้มเหลวภายนอก ได้แก่ ต้นทุนในการจ่ายเงินชดเชยต่างๆ เป็นต้น

แนวทางการลดต้นทุน

การลดต้นทุน ในภาคอุตสาหกรรมการผลิตเป็นการลดต้นทุนในทุกวิถีทางในทุกสัดส่วนของกำไรเพิ่มขึ้น ขณะที่คุณภาพของสินค้าหรือผลิตภัณฑ์จะต้องมีการเพิ่มยอดขายหรือเพิ่มส่วนแบ่งของตลาด การลดต้นทุนจะทำให้องค์การสามารถยืนหยัดอยู่ได้ การที่จะเลือกผลิตสินค้าหรือการให้บริการใดๆ การผลิตหรือบริการนั้นจะต้องมีคุณภาพเท่านั้น จึงจะอยู่รอดในสภาพของการแข่งขัน องค์การการผลิตได้ทำการวิเคาระห์และกำหนดแนวทางในการลดต้นทุน 3 ประการดังนี้

1. ต้นทุนวัตถุดิบ การลดต้นทุนการผลิตทำได้ดังนี้

                   1.1 การใช้หลักวิศวกรรมคุณค่า ( Value - Engineering ) การผลิตสินค้าและผลิตภัณฑ์จำเป็นที่องค์การจะต้องทำการวิเคราะห์การใช้วัตถุดิบว่ามีเหมาะสมหรือไม่ และสามารถใช้วัตถุดิบอื่นที่มีคุณสมบัติทัดเทียมหรือดีกว่าใช้แทนได้อย่างไร วัตถุดิบเหล่านี้มีวิธีการอย่างไร เมื่อนำไปใช้จะทำให้เกิดความสูญเสียในกระบวนการผลิตน้อยลง ทำให้การผลิตเป็นไปอย่างมรประสิทธิภาพ

1.2 ขจัดการสูญเสียของวัตถุ การลดต้นทุนลักษณะนี้อาจทำได้โดยการเปลี่ยนวิธีการผลิตเพื่อให้ของเสียจากกระบวนการผลิตลดลง โดยการจัดระบบต่างๆ ให้มีประสิทธิภาพเพื่อลดการคั่งค้างของวัสดุคงคลัง ซึ่งจะช่วยลดเวลาในการตรวจเช็กปริมาณวัสดุเสื่อมคุณภาพที่อาจตกค้างทำให้สะดวกต่อการทำงานของพนักงาน

2. ต้นทุนการทำงานของเครื่องจักร เครื่องจักรโดยทั่วไปจะมีกำหนดอายุการทำงานการบำรุงรักษาเครื่องจักร ต้องเป็นร่วมมือระหว่างพนักงานควบคุมเครื่องกัยฝ่ายซ่อมบำรุงโดยพนักงานผู้ควบคุมเครื่องจะต้องบำรุงรักษาเครื่องจักรในเบื้องต้น เช่น การตรวจสอบน้ำมันหล่อลื่นตามกำหนด ดูแลสังเกตการทำงานของเครื่องว่าปกติหรือไม่ ถ้าพบว่ามีสิ่งผิดปกติ ก็ควรจะทำการตรวจหาสาเหตุ และเสนอรายงานให้ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบได้รับรู้เกี่ยวกับข้อมูลต่างๆเพื่อหาทางแก้ไข  ฝ่ายซ่อมบำรุงจะต้องวางแผนการบำรุงรักษาเครื่องจักรให้อยู่ในสภาพที่ดี และไม่ปล่อยให้เครื่องจักรเดินโดยไม่ได้ทำการผลิต เพราะจะทำให้ต้องเสียค่าใช้จ่ายโดยไม่จำเป็น การบำรุงรักษาเครื่องจักรให้อยู่ในสภาพที่ดี มีผลดังนี้

2.1 ลดค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุงรักษาเครื่องจักรเป็นผลให้ตนทุนต่ำลง

                    2.2 ผลิตสินค้าได้อย่างต่อเนื่องตรงตามกำหนดการผลิต (Production Schedution )

2.3 ส่งมอบสินค้าให้ลูกค้าได้ตรงตามเวลาที่ลูกค้าต้องการ

                   2.4 ลดของเสียลงได้เนื่องจากเครื่องจักรอยู่ในสภาพที่ดี

3. ต้นทุนค่าจ้างของพนักงาน การลดต้นทุนค่าจ้างของพนักงานไม่ใช่การลดค่าจ้างของพนักงานหรือปลดพนักงานออก แต่เป็นการปรับปรุงพัฒนาพนักงานให้ปฎิบัติงานอย่างมีประสิทธิผลสูงขึ้นโดยการฝึกอบรมและสอนงานให้พนักงานมีความรู้ ความเข้าใจและมีทักษะการทำงาน ซึ่งจะสามารถลดเวลาการผลิตงานแต่ละชิ้นให้สั้นลงได้ ทำให้ผลิตชิ้นงานได้มากขึ้น ลดปัญหาการแก้ไขงานที่เสียลงไปได้อีกด้วย  พนักงานควรมีทักษะการทำงานหลายๆ ด้าน ( Multi – Skilled ) และสามารถทำงานทดแทนกันได้เมื่อพนักงานขาดงานการลดต้นทุนค่าจ้างทำได้จากการปรับปรุงพัฒนาความสามารถในการทำงานพนักงาน ไม่ใช่การลดค่าจ้างหรือปลดพนักงานออก ตามที่กล่าว